Wie runt je bedrijf als jij uitvalt? Met een levenstestament blijft je bedrijf doordraaien

Als je wilsonbekwaam raakt als ondernemer, heeft dat enorme gevolgen voor je bedrijf. Dat geldt ook als je net gestart bent. Je denkt misschien dat je partner, kind of collega je taken wel kan overnemen. Maar een ander mag alleen zaken voor je regelen met jouw officiële toestemming.

Als niemand je taken kan overnemen, komt je bedrijf stil te staan. Je verstuurt geen facturen meer, waardoor er geen geld binnenkomt. En omdat niemand akkoord kan geven op de loonbetalingen, krijgt je personeel geen salaris. Ook blijven andere belangrijke zaken liggen, zoals je belastingaangfite.

De rechter stelt een bedrijf onder bewind of curatele

Raak je wilsonbekwaam en heb je vooraf niets geregeld? Dan kan de rechter een bewind of curatele instellen. De rechter bepaalt dan wie namens jou mag handelen. Het grote nadeel hiervan is dat het tijd kost. Bovendien start de procedure pas op het moment dat je al wilsonbekwaam bent. Dat maakt het lastig om je bedrijf goed draaiende te houden. Daarom kiezen veel ondernemers voor een levenstestament met algemene volmacht. Hiermee voorkom je dit probleem.

Met een algemene volmacht leg je vast wie namens jou mag handelen als dat nodig is. Deze persoon noem je ook wel de gemachtigde. De volmacht gaat meestal direct in. Dat betekent dat de gemachtigde meteen namens jou beslissingen kan nemen. In de praktijk wordt vaak afgesproken en vertrouwd dat dit pas gebeurt als het echt nodig is.

Om iemand een volmacht te geven, ga je meestal langs de notaris. Die legt de volmacht dan vast in een notariële akte of een levenstestament.

Je volmacht vastleggen in een notariële akte

In een notariële akte staat aan wie je jouw volmacht geeft. Dit heet ook wel een notariële volmacht. Deze machtiging gaat direct in.

Je volmacht vastleggen in een levenstestament

In een levenstestament leg je vast wie namens jou mag handelen. Hiermee geef je dus jouw volmacht aan je gemachtigde. Ook spreek je af aan welke regels deze persoon zich moet houden. Ook kun je andere zaken regelen in je levenstestament. Zoals je persoonlijke en medische wensen.

In een levenstestament regel je eerst allerlei zaken voor je privésituatie. Bijvoorbeeld of je partner jullie huis mag verkopen als je wilsonbekwaam raakt.

Wil je ook je zakelijke belangen goed regelen? Zo bepaal je bijvoorbeeld dat je bedrijf succesvol blijft draaien. Dan kun je iemand een zakelijke volmacht geven in je levenstestament. Dit heet ook wel een ondernemersvolmacht. 

Wat je precies moet regelen voor een zakelijke volmacht, hangt af van je situatie. Voor een eenmanszaak gelden andere afspraken dan voor een bv of maatschap.

Heb je een bv? Let hierop

Je gemachtigde mag alleen zaken regelen in of namens je bv als daar een aparte machtiging voor is. Een algemene volmacht is dus niet genoeg. Of een machtiging namens de bv verstandig is, hangt af van de situatie:

• Ben je de enige aandeelhouder en enige bestuurder? Dan kun je de zakelijke volmacht opnemen in je levenstestament.
• Zijn er meer aandeelhouders? Dan is het vaak beter om afspraken te maken in een aandeelhoudersovereenkomst. Dit geldt ook als je onderdeel bent van een maatschap.
• Zijn er meer bestuurders? Dan wordt in de statuten van de bv vastgelegd wat er gebeurt als een bestuurder wilsonbekwaam wordt.

Een gemachtigde moet altijd handelen in jouw belang. Toch kan er misbruik gemaakt worden, bijvoorbeeld door geld voor zichzelf op te nemen. Je kunt dit voorkomen door in je levenstestament controleafspraken op te nemen, zoals een 4-ogen-principe. Dit betekent dat iemand af en toe controleert wat de gemachtigde doet.

Een 4-ogen-principe regel je op verschillende manieren:

• Je kiest twee gemachtigden
• Je kiest één gemachtigde en één toezichthouder
• Je spreekt af dat de gemachtigde rekening en verantwoording moet afleggen. Er is dan een overzicht van alle uitgaven en inkomsten die iemand kan controleren.