In zes stappen aan de slag met SEPA Incasso

Starten met SEPA Incasso? Volg deze zes stappen om succesvol te incasseren.

  1. Incassocontract aanvragen

    Voordat u een SEPA Incassocontract bij ons aanvraagt, is het goed om te weten welke mogelijkheden er zijn en welke informatie we van u willen ontvangen op het moment dat u een contract bij ons af wilt sluiten.

  2. Machtigingen verzamelen en registreren

    Voordat u kunt incasseren, moeten uw klanten eerst een machtiging aan u afgeven. Daarvoor kunt u een papieren machtigingsformulier gebruiken of een .

    U kunt het machtigingsformulier zelf ontwerpen. Dit formulier moet aan een aantal eisen voldoen. Of u gebruikt standaard machtigingsformulieren.

    SEPA Incasso bedrijven

    Wilt u een SEPA Incasso Bedrijven gebruiken? Dan moeten uw klanten een machtiging ondertekenen en naar u opsturen en ook deze machtiging registreren bij hun eigen bank via een (online) registratieformulier. 

    Let op: u kunt pas incasseren als de bank van uw debiteur de registratie heeft afgerond. 

    Digitaal incassomachtigen

    Met Digitaal Incassomachtigen ontvangt u via uw website machtigingen van uw klanten. Op een veilige en rechtsgeldige manier. Papieren machtigingen raken zo overbodig. En dat scheelt u veel administratief werk. U kunt Digitaal Incassomachtigen volledig opnemen in uw online verkoopproces. Zo maakt u het afgeven van een digitale incassomachtiging voor uw klanten heel eenvoudig.

  3. Informeer uw klanten

    Informeer uw klanten. Laat weten welk bedrag u af gaat schrijven en op welke datum u dat van plan bent. Dit kan voorafgaand aan elke incasso, of in één keer voor meerdere afschrijvingen. De vorm is niet belangrijk, zolang iedere klant de aankondiging vóór de incasso ontvangt.

  4. Lever uw incasso-opdracht aan

    Uw incasso-opdrachten levert u altijd aan in een incassobatch. De incassobatch maakt u via uw eigen boekhoudprogramma en kunt u op verschillende manieren bij ons aanleveren. Via Internet Bankieren, Access Online, Access Direct OpenLink of eventueel rechtstreeks bij equensWorldline. 

    Weet u al wanneer u van de klant wilt incasseren? Bekijk dan wanneer u de opdracht bij ons moet aanleveren. SEPA-incassobatches levert u aan in het bestandsformaat PAIN.008 (XML).

  5. Hou rekening met verwerkingstijden

    Voor SEPA incasso-opdrachten gelden tijdslijnen. Bijvoorbeeld wanneer u de klant moet laten weten dat u gaat incasseren. Wanneer u de incassobatch moet aanleveren. Of de laatste dag waarop uw klant de incasso kan laten terugboeken. 

  6. Ontvang uw geld

    Nadat de incasso is uitgevoerd, ontvangt u het geld op uw rekening. Hou er rekening mee dat incasso’s geweigerd, geannuleerd of teruggeboekt kunnen worden. Dan wordt het geld (deels) weer van uw rekening afgeschreven.

 

Goed om te weten

  • Alleen schriftelijke machtigingen en online machtigingen via de methode Digitaal Incassomachtigen zijn geldig. Alle andere vormen van machtigingen zijn niet toegestaan.
  • U moet machtigingen bewaren tot 14 maanden na de laatste incasso. Op verzoek van de bank moet u een kopie of scan van de machtiging binnen 7 werkdagen kunnen overhandigen.
  • Voor elke machtiging slaat u de verplichte gegevens ook digitaal op, zodat u deze kunt opnemen in de incasso-opdracht.
  • Een machtiging vervalt als deze 36 maanden niet is gebruikt. U mag dan geen incasso-opdracht meer aanleveren. Wilt u toch opnieuw incasseren? Dan moet uw klant een nieuwe machtiging aan u afgeven.
  • Incassobatches moeten voor een juiste verwerking per incassovariant en per sequentietype worden aangeleverd: Eenmalig of Doorlopend. Zorg ervoor dat uw boekhoudpakket hierop is ingericht.
  • Debiteuren (klanten waarvan u incasseert) moet u minimaal twee weken van tevoren informeren over het te incasseren bedrag en de datum van de incasso. U kunt hierover andere afspraken maken met uw debiteuren.
  • U bent verplicht te incasseren met uw .Dit ontvangt u bij het afsluiten van het SEPA incassocontract.
  • U bent verplicht om aan elke machtiging een ander 'Kenmerk machtiging' toe te kennen. Dit kenmerk moet in combinatie met uw Incassant ID uniek zijn.
  • Raadpleeg voor al uw rechten en plichten de Voorwaarden.