Naar de navigatie Naar de inhoud

Zzp’er Clen automatiseert zijn werkzaamheden

Veel zzp’ers automatiseren routinematig werk. Zelfstandig ondernemer Clen Verkleij weet dat de automatisering van processen een flinke investering is, maar veel oplevert. ‘Automatisering kost veel tijd, maar uiteindelijk kun je veel efficiënter werken.’


Clen Verkleij is life-coach, spreker en schrijver van de Purpuz Planner. Met de 'stap-voor-stap agenda en methode' om doelen te stellen, krijg je meer rust, grip en overzicht op je drukke leven. De agenda verkoopt hij via de website en hij licht deze toe in video’s. Clen werkte in het verleden bij TransIP. Bij het webhostingbedrijf heeft hij een belangrijke les geleerd. ‘Als je iets kunt automatiseren, doe het. Bijvoorbeeld de webshop op mijn website. Als een klant een bestelling plaatst, wordt de bestelling ingepakt en krijgt hij het thuis. Daar doe ik helemaal niets aan. In de eerste paar weken deed ik het zelf. Na 4 dagen dacht ik: dit is zonde van mijn tijd, dit is helemaal niet waar ik gelukkig van word. Ik heb vervolgens meteen een partij gezocht die het logistieke proces voor mij verzorgt.’


Systeem inrichten

Automatisering is volgens de zzp’er vooral een tijdsinvestering. ‘Je moet het inrichten. Dat kost veel tijd. Je hebt namelijk eerst een behoefte die je wilt oplossen. Bijvoorbeeld het salesproces. In de pijplijn zitten misschien wel honderd bedrijven, maar je raakt heel snel het overzicht kwijt als je met een Excelletje zit te prutsen. Tenminste, ik wel. Je gaat rondkijken wat een automatiseringssysteem moet kunnen, dan ga je op zoek naar een partij die dat kan regelen. Uiteindelijk moet je alsnog alle bedrijven invoeren, wat heel veel tijd kost, maar uiteindelijk kun je veel efficiënter werken.’


Geautomatiseerd stappenplan

Het salesproces van Clen is vrijwel volledig geautomatiseerd. ‘Ik heb een Customer Relationship Management systeem (CRM ). Er zit een stappenplan in waar wordt bijgehouden of er al een factuur is aangemaakt, de logistiek is ingepland, winkels zijn benaderd etc. Ik krijg een mailtje van de dagelijkse dingen die ik moet doen. Het wordt ook in mijn agenda gezet op het moment dat ik het heb ingepland. En heel handig voor mijn klantcontact: het meldt wanneer ik iemand moet bellen of mailen. “Het wordt tijd dat je deze partij een berichtje stuurt.” ’


Factuur staat klaar

De zzp’er werkt ook aan de automatisering van zijn financiën. ‘Er staan nu al facturen klaar die in oktober en november worden verstuurd. Dat gebeurt allemaal automatisch. Als ik een afspraak met een klant heb gemaakt, weet ik dat de order over bijvoorbeeld 3 maanden verstuurd moet worden naar de winkels waar mijn planner verkocht worden. Je weet wanneer je moet leveren, je levert je handeltje en na 60 dagen mag je je rekening sturen. Dat doe ik dan meteen. Dat staat nu al klaar.’


Facebook voor de hele week

Social media-marketing, voor veel zzp’ers een belangrijk onderdeel van hun werk, is ook een geautomatiseerd proces bij Clen. ‘Ik post veel op Facebook. Op zondag zet ik alle posts klaar voor de hele week. Bijvoorbeeld filmpjes waarin ik tips geef of gevisualiseerde quotes. Eén keer per dag gaat er een post uit. Ik ben nu 1 keer per week 2 uurtjes kwijt in plaats van iedere dag 1 uur. Het breekt niet meer je dag op en je weet dat het gebeurt. Je kunt langer gefocust werken aan andere dingen. Ik heb eigenlijk meer geautomatiseerd dan ik dacht.’


Klantvriendelijk

De efficiency van geautomatiseerde processen draagt volgens Clen bij aan de klantvriendelijkheid. De zzp’er heeft bijvoorbeeld de download van zijn planner geautomatiseerd. ‘Ik heb een online versie van mijn planner. Klanten kunnen de planner meteen downloaden. Dat is heel erg fijn, want dat gebeurt duizenden keren. Ik moet er niet aan denken om alles per mail te moeten versturen. Je wilt dat het contact met je klanten zo soepel mogelijk loopt. Daardoor is het ook klantvriendelijker.’


'Automatisering ontzorgt'

Clen ervaart geen nadelen. ‘Automatisering is heel prettig en fijn. Het ontzorgt namelijk. Sommige mensen houden ervan om druk bezig te zijn. Ik werk heel veel, maar vanuit mijn plezier. Ik heb veel minder routinematig werk. Er zijn mensen die zeggen dat automatisering geld kost. Nee, het levert juist geld op. Je kunt je tijd aan iets anders besteden. Er zullen mensen zijn die zeggen: leuk, al die tools, maar kost een paar honderd euro per maand. Het levert mij meer op.’


Stel uw vraag via WhatsApp

Binnen 15 minuten antwoord

Zakelijk contact via Whatsapp

We beantwoorden uw vragen graag zo snel mogelijk. Daarom zijn we ook via WhatsApp bereikbaar. Doordeweeks van 8 tot 21 uur en op zaterdag van 9 tot half 6. U krijgt binnen 15 minuten antwoord.

Hulp bij Internet Bankieren