Alles voor VvE-grootbeheerders

Wil je een Vereniging van Eigenaren (VvE) in beheer nemen? Zo ziet het proces eruit. 

Controle via de Kamer van Koophandel (KVK)

Voordat we een VvE in beheer nemen, voeren we een controle uit op basis van de gegevens bij de Kamer van Koophandel. Deze controle bestaat uit de volgende onderdelen:

• De beheerder staat ingeschreven bij de KVK bij de betreffende VvE.
• De bestuurder(s) van de beheerder staan ingeschreven bij de KVK bij de beheerder.
• De bestuurder(s) van de VvE staan ingeschreven bij de KVK bij de betreffende VvE.

Wat kun je verwachten?

Na ontvangst van de juist ingevulde en ondertekende benodigde formulieren controleren we alles zorgvuldig. Zodra de controle is afgerond en alles in orde is, nemen we de VvE in beheer.

De doorlooptijd hangt af van de volledigheid van de aangeleverde informatie. Zorg er dus voor dat alle documenten in één keer compleet zijn, zodat we je snel verder kunnen helpen.

Je kunt dit doen door het opdrachtformulier ‘VvE Beheerder – Wijziging VvE(’s)’ volledig in te vullen en bij ons in te dienen. Met dit formulier kun je wijzigingen doorgeven voor VvE's die al onder je beheer vallen.

Welke wijzigingen kun je doorgeven?

• VvE’s gaan uit beheer.
• Bestuur wijzigt. 
• Spaarrekening openen.
• Rekeningen verwijderen of toevoegen aan het Access Online (AOL) contract.
• Rekening(en) opheffen.
• Wijziging van het postadres.
• Frequentie wijzigen of stopzetten van papieren dagafschriften.
• Papieren tarifering/maandnota’s opvragen of stopzetten.
• Contactgegevens wijzigen.
• Tekenbevoegde wijzigen (eventueel inclusief identificatieproces van de tekenbevoegde).
• Betaalpas aanvragen, opheffen of vervangen.
• Wijzigingen in Internet Bankieren Zakelijk of Access Online.
• Batchbetalingen instellen.
• Periodieke overboekingen instellen of aanpassen.
• Activeren of deactiveren van boekhoudkoppelingen.

Wat kun je verwachten?

Na ontvangst van het op de juiste wijze ondertekende en ingevulde opdrachtformulier controleren we de gegevens zorgvuldig. Zodra alles is goedgekeurd, voeren we de gewenste wijzigingen door. De doorlooptijd is afhankelijk van de volledigheid van de aangeleverde gegevens. Zorg er dus voor dat het formulier compleet en correct is ingevuld.

Naast het ingevulde opdrachtformulier ‘VvE Beheerder – Wijziging VvE(’s)’ moet je een Excelbestand aanleveren. In dit bestand moeten de rekeningnummers van de VvE’s waarop de wijziging betrekking heeft staan.

Let op: Sta je als beheerder niet ingeschreven bij de Kamer van Koophandel (KvK) voor één of meerdere van de betreffende VvE’s? Dan kunnen we je verzoek helaas niet verwerken. Indien we een verzoek krijgen voor meerdere VvE's, verwerken we de wijziging(en) alleen niet uit voor de VvE's waarbij de beheerder niet aanwezig is in de KvK. De overige wijzigingen nemen we in behandeling.

Praktische tip

Zorg ervoor dat alle documenten volledig en correct zijn ingevuld en ondertekend door de juiste personen. Dit voorkomt vertraging in de verwerking van je verzoek.

Wijzigingen die je bij de KvK doorgeeft, krijgen wij niet automatisch binnen. Deze moet je apart aan ons doorgeven. Eerst op beheerdersniveau, en dan voor de onderliggende VvE's. 

Wanneer je een aanvraag bij ons indient en wij je informeren dat je gegevens in de Kamer van Koophandel moet aanpassen, krijg je 2 weken de tijd om de benodigde wijzigingen vast te leggen. Na deze 2 weken controleren we of de wijzigingen correct zijn doorgevoerd.

Zijn de wijzigingen binnen de gestelde termijn uitgevoerd? Dan nemen we je aanvraag alsnog verder in behandeling. Zijn de benodigde wijzigingen niet doorgevoerd? Dan zullen we helaas je aanvraag afwijzen en niet verwerken in ons systeem.

Het kan voorkomen dat een nieuwe tekenbevoegde eerst geïdentificeerd moet worden. Dit doen wij op basis van de identiteitsgegevens die zijn opgegeven in het opdrachtformulier. Als beheerder ontvang je hierover geen bericht.

Het is daarom belangrijk om de nieuwe tekenbevoegde hier van tevoren over te informeren. Deze persoon ontvangt van ons een e-mail met instructies en een sms met een 8-cijferige identificatiecode. Zodra alle betrokken personen succesvol zijn geïdentificeerd, nemen wij het verzoek verder in behandeling.

Heb je een opdrachtformulier bij ons ingediend, waarin onder andere is gevraagd om rekeningen toe te voegen aan een Access Online (AOL) contract, en heb je een bevestiging ontvangen dat de opdracht is verwerkt? Dan zouden de rekeningen zichtbaar moeten zijn in AOL.

Is dit niet het geval? Neem dan telefonisch contact met ons op via 088-226 26 26. Spreek duidelijk je vraag in. Bijvoorbeeld: “Een contactpersoon toevoegen aan Access Online” of “Ik zie mijn rekening niet terug in Access Online”. Onze medewerkers helpen je graag vooruit.

In het opdrachtformulier kun je onder het kopje ‘boekhoudpakketwijziging’ aangeven dat je een boekhoudkoppeling wilt activeren. Hier vul je het gewenste boekhoudpakket in.

Daarnaast hebben we een overzicht nodig met de volgende informatie, aangeleverd in een Excelbestand:

• Naam van de VvE(‘s).
• Rekeningnummers.
• IBAN-nummers.
• Synchronisatiecode/kenmerk boekhouding (inclusief eventuele voorloopnullen).

Voeg dit Excelbestand als bijlage toe aan het ingestuurde opdrachtformulier. Hiermee zorgen we ervoor dat we je verzoek correct en efficiënt kunnen verwerken.

Een wijziging van het bestuur binnen je beheermaatschappij geef je door via een bestuurswijziging.

Maak je gebruik van Internet Bankieren Zakelijk (IBZ)? Dan kun je de bestuurswijziging eenvoudig doorgeven via IBZ.

Maak je geen gebruik van IBZ? Dan kun je de bestuurswijziging aanmelden via het online formulier op onze website.

Zo zorgen we ervoor dat we je gegevens up-to-date houden en je verzoek snel kunnen verwerken.

Zodra de bestuurswijziging op het entiteit van de beheerder is doorgevoerd, moet de beheerder ook een bulkverzoek aanleveren om deze wijziging voor alle onderliggende VvE's door te geven.

Deze persoon kun je aanmelden via onze website onder het kopje Zakelijke Machtiging.

Maak je geen gebruik van Internet Bankieren Zakelijk (IBZ)? Neem dan telefonisch contact met ons op via 088-226 26 26. Spreek duidelijk je vraag in. Bijvoorbeeld: “Een contactpersoon toevoegen aan Access Online” of “Ik zie mijn rekening niet terug in Access Online”. Onze medewerkers helpen je graag vooruit. Wij zijn bereikbaar van maandag tot en met vrijdag tussen 9.00 tot 17.00 uur.

Gaat het om Access Online? Dan gaat dat via BAU. Dit kan op beheerderniveau worden aangepast. 

Gaat het om Internet Bankieren Zakelijk? Dan kun je een opdrachtformulier gebruiken. Heb je geen opdrachtformulieren in je bezit? Neem dan telefonisch contact met ons op via 088-226 26 26. Spreek duidelijk je vraag in. Bijvoorbeeld: “Een contactpersoon toevoegen aan Access Online” of “Ik zie mijn rekening niet terug in Access Online”. Onze medewerkers helpen je graag vooruit.