Facturen opstellen hoe werkt dat
Regelingen & administratie

Facturen opstellen: hoe werkt dat?

Waar een goede factuur aan moet voldoen

Facturen opstellen hoort bij het ondernemerschap. Een factuur laat de klant weten hoeveel geld er betaald moet worden. Deze factuur moet aan bepaalde regels voldoen. U leest ze hier.

Levert u goederen of diensten aan andere ondernemers, dan bent u verplicht om een factuur te sturen. Levert u aan particulieren, dan geldt deze verplichting niet. Er zijn ook enkele uitzonderingen, die u kunt lezen op de site van de Belastingdienst.

Verplichte onderdelen

Bij het opstellen van een factuur komt meer kijken dan u misschien denkt. Volgens de wet bent u verplicht de volgende zaken op een factuur te vermelden:

  • de juridische naam van uw bedrijf
  • de naam van uw afnemer
  • het volledige adres van uw bedrijf
  • het adres van uw afnemer
  • uw btw-nummer
  • uw KvK-nummer
  • de factuurdatum
  • een (opeenvolgend) factuurnummer
  • de geleverde goederen of diensten (en de hoeveelheid)
  • de datum waarop is geleverd/datum van vooruitbetaling
  • het bedrag dat u in rekening brengt, exclusief btw
  • het btw-tarief dat u in rekening brengt
  • het btw-bedrag

Staan de bovenstaande onderdelen op de factuur, dan voldoet deze aan de wettelijke eisen. Toch zijn er meer overwegingen en mogelijkheden waar u over na moet denken. Bijvoorbeeld het vermelden van de uren die u aan een opdracht hebt besteed of de manier waarop u facturen verstuurt.

Urenregistratie vermelden

Veel zelfstandig ondernemers werken op basis van een uurtarief, tenzij er een vaste prijsafspraak is gemaakt. U kunt op de factuur uw opdrachtgever inzicht geven in de gewerkte uren. Dit doet u door het toevoegen van een urenregistratie.
U geeft daarin aan:

  • wanneer u heeft gewerkt (datum);
  • de uren;
  • en de invulling van deze uren.

Door openheid te geven kunt u vragen van de opdrachtgever voorkomen, bijvoorbeeld over waarop het factuurbedrag is gebaseerd. Met een urenregistratie weet de opdrachtgever precies waarvoor hij betaalt.

Inkoopnummer

Grotere bedrijven werken soms met een inkoopnummer. Dit nummer moet u op uw factuur vermelden. Uw contactpersoon binnen de organisatie kan dit inkoopnummer voor u achterhalen. Houd er rekening mee dat dit tijd kan kosten, waardoor u uw factuur later moet sturen dan u had gewild. Het kan daarom waardevol zijn om het inkoopnummer vóór het einde van de opdracht al op te vragen.

Rekeningnummer

Het is niet verplicht, maar natuurlijk wel handig om uw bankrekeningnummer (IBAN) op uw factuur te vermelden. Vermeld ook de naam van de rekeninghouder. Bent u van bank of rekeningnummer veranderd, zorg dan dat u dit duidelijk vermeldt en verzoek uw opdrachtgever uw oude nummer uit de administratie te verwijderen.

Betaaltermijn vermelden

Het is verstandig om op uw factuur een uiterlijke betaaldatum te vermelden. Uw opdrachtgever weet dan wanneer zijn betaling wordt verwacht. De wettelijke betaaltermijn bedraagt 30 dagen, maar sommige ondernemers kiezen voor een betaaltermijn van 8 of 14 dagen. Maak hierover vooraf afspraken. Sommige bedrijven betalen standaard na 30 dagen. Een kortere betaaltermijn is door hun administratieve processen en geldstromen vaak niet mogelijk.

Manier van factureren

U kunt facturen op verschillende manieren aan uw opdrachtgevers verzenden. Dit kan per e-mail, per post of automatisch via een (online) facturatie- of boekhoudprogramma. De meeste bedrijven ontvangen facturen het liefst via e-mail, omdat dit minder papieren rompslomp oplevert. Ook kunnen facturen dan sneller worden opgeslagen en afgehandeld. Steeds meer bedrijven verplichten leveranciers dan ook om digitaal te factureren.

Per e-mail versturen is de voordeligste wijze van facturatie: gratis. Een facturatieprogramma is de snelste methode. U betaalt abonnementskosten (meestal enkele tientjes per maand), maar het opstellen en versturen van de facturen verloopt (bijna) automatisch. Factureren per post kost meer tijd, maar sommige bedrijven willen toch nog graag de factuur per post ontvangen.

Wanneer factureren

Volgens de wet moet u uw factuur uiterlijk hebben verstuurd voor de 15e dag ná de maand waarin uw opdracht is afgerond. Levert u uw producten of diensten op 23 juli, dan moet de factuur dus vóór 15 augustus zijn verzonden. Rondt u uw opdracht af op 2 januari, dan stuurt u de factuur vóór 15 februari. Deze regel van de Belastingdienst is bedoeld om uitstel van btw-afdracht tegen te gaan.

Veel ondernemers kiezen voor een vast facturatiemoment. Sommigen versturen hun facturen aan het eind van elke week, anderen vinden het prettig om aan het eind van de maand te factureren. Binnen de gestelde kaders bent u hierin volledig vrij.

Tip: door sneller te factureren, verbetert u uw cashflow. Factureert u maar 1 keer per maand, dan krijgt u ook 1 keer per maand uw geld. Met meerdere facturatiemomenten per maand, krijgt u vaker geld bijgestort. Hierdoor kunt u sneller aan uw eigen betalingsverplichtingen voldoen.

Lees verder

Ondernemen roept soms vragen op. Op welke overheidsregelingen heb ik recht? Wat is de wettelijke betalingstermijn? En waar vind ik nieuwe klanten? Bekijk het overzicht van alle artikelen over regelingen & administratie.

Tags

Ondernemerstips
Regelingen & administratie