Wat moet er op een factuur staan?

Op een factuur moeten altijd twee namen staan. Dat zijn de namen van de leverende en de ontvangende partij. Het gaat om de juridische naam van het bedrijf. Je mag ook een handelsnaam vermelden. Deze moet dan wel bij de Kamer van Koophandel geregistreerd zijn op het adres van het bedrijf. Voor fiscale eenheden gebruik je de naam van het onderdeel dat de diensten of goederen levert.

Naast de bedrijfsnamen moeten er ook twee volledige adressen op de factuur staan. Dit zijn het adres van de leverende en het adres van de ontvangende partij. Vermeld het adres waar het bedrijf gevestigd is. Een postbusnummer is niet genoeg. Dit geldt voor zowel de leverende als de ontvangende partij.

Op de factuur moet je het btw-identificatienummer en het Kamer van Koophandel-nummer noemen. Sinds 1 januari 2020 hebben eenmanszaken een identificatienummer dat anders is dan het omzetbelastingnummer. Op de factuur staat het btw-identificatienummer, niet het btw-nummer. Het btw-nummer voor eenmanszaken is afgeleid van het BSN-nummer en bevat privacygevoelige informatie.

Vermeld de datum waarop je de factuur verstuurt. Het gaat niet om de datum waarop je de factuur aanmaakt, als die anders is dan de verzenddatum.

Gaat het om een vooruitbetaling en wijkt de betaaldatum af van de factuurdatum? Dan moet ook de datum van de betaling op de factuur staan. 

Vermeld het factuurnummer. Er gelden een paar regels voor factuurnummers. Gebruik een reeks van opeenvolgende nummers. Gebruik elk factuurnummer maximaal één keer.

De factuur moet informatie bevatten over de geleverde goederen en/of diensten. Wat er op de factuur moet staan, hangt af van wat je levert. Beschrijf bijvoorbeeld dat je '100 kilo suiker' of '25 spijkerbroeken' levert. Of beschrijf de diensten, zoals '1 massage van 1 uur' of 'het ophogen van 50 m² tuin met 30 centimeter grond'. Gebruik een concrete beschrijving die specifiek aangeeft waar het om gaat.

Vul de beschrijving aan met de datum waarop je de goederen en/of diensten leverde. Gaat het om een vooruitbetaling? Noem dan de datum waarop de klant vooruitbetaalt. Geef ook aan wanneer de goederen en/of diensten geleverd gaan worden.

Bereken het bedrag voor de goederen en/of diensten, exclusief btw. Reken je een eenheidsprijs voor de goederen en/of diensten? Geef die ook aan op de factuur. Dit maakt het makkelijker om het totaalbedrag te controleren of opnieuw te berekenen. Gelden er verschillende btw-tarieven voor verschillende goederen en/of diensten op de factuur? Vermeld de factuurbedragen exclusief btw alvast los van elkaar.

Voeg het btw-tarief toe aan de factuur. Gebruik 0%, 9%, of 21%, afhankelijk van de goederen en/of diensten die op de factuur staan. Bekijk bij de Belastingdienst welk btw-tarief geldt voor wat je op de factuur zet.

Bereken met het btw-tarief het bedrag aan btw over het factuurbedrag exclusief btw. Noem de btw apart per btw-tarief. Dit maakt het makkelijk om het totale bedrag aan btw op te tellen.

Voor de btw-administratie moeten de volgende gegevens op de factuur staan:

• Prijs per stuk of eenheid, exclusief btw;
• Eventuele kortingen als die niet al in de prijs zitten;
• Het btw-tarief dat van toepassing is;
• De totale prijs exclusief btw;
• Het btw-bedrag op basis van het btw-tarief.

Veel zelfstandige ondernemers werken met een uurtarief, tenzij er een vaste prijs is afgesproken. Geef je opdrachtgever inzicht in de gewerkte uren door een urenregistratie toe te voegen. Vermeld daarin: wanneer je hebt gewerkt (datum), het aantal gewerkte uren en wat je hebt gedaan tijdens die uren. Zo voorkom je vragen van de opdrachtgever over het factuurbedrag. Een urenregistratie laat precies zien waarvoor de opdrachtgever betaalt.

Grotere bedrijven gebruiken soms een inkoopnummer, dat je op je factuur moet zetten. Je contactpersoon binnen de organisatie kan dit nummer voor je vinden. Dit kan tijd kosten, waardoor je de factuur later verstuurt dan gepland. Vraag het inkoopnummer vóór het einde van de opdracht op. Zo voorkom je vertraging bij het versturen van je factuur.

• Leveringen en diensten aan het buitenland bereken je standaard zonder btw. Bij de Belastingdienst is er een online tool beschikbaar. Die helpt je te bepalen wat dit in jouw situatie betekent.
• Zakendoen met buitenlandse afnemers heeft aangepaste regels. Dit geldt voor bedrijven, detailhandelaren en factuurbedragen tot 100 euro. De Belastingdienst biedt een overzicht en legt per situatie uit welke regels van toepassing zijn.