Wat is een pro forma factuur en wanneer gebruik je het?
De pro forma factuur is een onofficiële en voorlopige factuur. Het geeft de koper informatie over de producten en/of diensten die geleverd worden. ‘Pro forma’ betekent in het Latijn ‘voor de vorm’.
Je mag zowel pro forma als proforma gebruiken. Daarnaast gebruiken bedrijven de woorden factuur, offerte, nota of aflosnota. In het Engels gaat het om een proforma invoice.
Wanneer stuur je een pro forma factuur?
Bedrijven sturen een pro forma factuur om verschillende redenen. We zetten de drie belangrijkste redenen op een rij.
1. Na akkoord op de offerte
Een offerte beschrijft het aanbod, bijvoorbeeld om een product of dienst te leveren. Na akkoord daarop vraagt de klant eventueel om een pro forma factuur. Daarop staan de belangrijke bedrijfs- en betaalgegevens, bijvoorbeeld om een nieuwe leverancier in het administratieprogramma aan te maken. De nota volgt dus op de offerte. Dit is een volgende stap om voor elkaar aan de slag te gaan.
2. Voor een vooruitbetaling
Andere bedrijven gebruiken de factuur die ze pro forma sturen voor een vooruitbetaling. Ze vragen bijvoorbeeld om een aanbetaling voor een deel van de opdracht of om de volledige betaling vooruit. Op deze factuur beschrijven ze dan de producten en/of diensten die ze zullen leveren, met daarbij de kosten en het uiteindelijke of gedeeltelijke factuurbedrag. Dit is gebruikelijk bij grote internationale transacties en (zakelijke) abonnementen.
3. Om informatie te geven
Met de pro forma factuur kun je de informatie geven die de klant nodig heeft. Bijvoorbeeld als de klant vergunningen of inklaringsdocumenten wil aanvragen. In deze nota of factuur staan alle belangrijke (bedrijfs)gegevens. Die kun je makkelijk overnemen in de systemen of een aanvraag. De klant kan daarmee alvast aantonen wat er geïmporteerd of geëxporteerd gaat worden.
Wat is het verschil tussen een pro forma factuur, offerte en verkoopfactuur?
Een pro forma factuur verschilt op een aantal punten van een offerte en een verkoopfactuur.
Verschil pro forma factuur en offerte
De betekenis van pro forma is anders dan die van een offerte. Het doel van de nota is namelijk anders. Een offerte sturen bedrijven om hun aanbod te presenteren en daarmee de klant te overtuigen. De offerte bestaat meestal uit een financieel voorstel met de kosten voor producten en/of diensten. Vaak is er sprake van een begeleidend geschreven document. Hierin staat precies uitgelegd wat die diensten of producten inhouden en hoe de werkwijze zal zijn.
Zodra de klant akkoord gaat met de offerte volgt er eventueel een pro forma factuur. De klant is dan al akkoord, maar heeft aanvullende gegevens nodig. Of een bedrijf stuurt deze nota om een vooruitbetaling te vragen.
Er bestaat geen ‘pro forma offerte’. In plaats daarvan gaat het om een officiële offerte en eventueel een pro forma nota die daarop volgt.
Verschil pro forma factuur en verkoopfactuur
De betekenis van de pro forma factuur is anders dan die van een normale of reguliere factuur. Pro forma betekent ‘voor de vorm’, dus het is geen rechtsgeldig document. De klant is niet verplicht te betalen. De (verkoop)factuur vraagt pas officieel om de betaling.
Een pro forma factuur hoort niet thuis in de administratie. Dat geldt zowel voor het bedrijf dat de nota verstuurt als voor de klant die deze ontvangt. Dat betekent dat deze factuur voor de vorm geen rol speelt bij de btw-aangifte. Ook is het niet toegestaan om het bedrag te boeken als openstaande schuld van klanten (debiteuren).
Gaat het om een pro forma nota voor een vooruitbetaling? Maak dan onderling afspraken over de betaling daarvan, zonder dat er al sprake is van een officiële (verkoop)factuur.
Welke eisen gelden er voor de pro forma factuur?
Door wat ‘pro forma’ betekent (‘voor de vorm’) is het geen officiële factuur en gelden dus niet de gebruikelijke factuureisen. Dat betekent bijvoorbeeld dat de Belastingdienst geen eisen stelt aan de gegevens op de nota. Bovendien maakt de nummering niet uit.
Het is niet toegestaan om de pro forma factuur en de officiële factuur hetzelfde factuurnummer te geven, behalve als dit nummer aansluit op de chronologische nummering van facturen.
Het is gebruikelijk om geen factuurnummer op de pro forma nota te vermelden.
De belangrijkste eis voor een pro forma factuur is dat het duidelijk moet zijn dat het gaat om een pro forma nota. Vermeld dit, om verwarring te voorkomen.
Hoe maak ik een pro forma factuur?
Een pro forma factuur aanmaken is heel eenvoudig. Maak een factuur zoals je die altijd opstelt. Vermeld vervolgens dat het om een pro forma document gaat. En verwijder bijvoorbeeld het factuurnummer of kies een fictief nummer. De pro forma nota kun je vervolgens verwijderen uit de administratie, als die daar automatisch in terecht komt.
Vanwege de betekenis van pro forma is het bij (grote) (internationale) leveringen of diensten gebruikelijk om het volgende te vermelden:
Informatie over verzending en eventuele export
Geef aan of het gaat om verkoop, een staal, reparatie (tijdelijke uitvoer), retour of een gift. Vermeld ook de transportwijze, dus via lucht, zee, weg of spoor, en het totaal aantal pakketten en brutogewicht daarvan.
Gedetailleerde kosten per item
Vermeld het geleverde met een omschrijving van de kleur, grootte, het modelnummer en andere relevante gegevens. Noem ook het aantal producten, de eenheidsprijs en de totale kosten.
Tip: beschrijf het bovenstaande zo specifiek mogelijk, om afwijzing van de pro forma nota te voorkomen.
Garantie- en retourbeleid
Beschrijf in de factuurvoet extra informatie zoals het garantie- of retourbeleid.
