Naar de navigatie Naar de inhoud

Ontwerp machtigingsformulier

Verplichte machtigingsinformatie

U kunt het machtigingsformulier voor de SEPA-incasso zelf ontwerpen. Het moet minstens de volgende invulmogelijkheden bevatten:

  • Het woord SEPA in de titel van de machtiging, bijvoorbeeld Doorlopende SEPA-machtiging of Eenmalige SEPA-machtiging.

  • Uw bedrijfsnaam en volledige adres, inclusief woonplaats en land.

  • Uw incassant-ID (dit ontvangt u bij het afsluiten van een SEPA-incasso-overeenkomst). 

  • Het kenmerk van de machtiging.

    Dit mag u zelf toekennen en moet aan de volgende eisen voldoen: 

          - Het moet uniek zijn in combinatie met het incassant-ID. 
          - Het mag niet langer zijn dan 35 posities (alfanumeriek).

          Let op: u moet aan elke individuele machtiging een ander kenmerk toevoegen.

  • Een toestemmingstekst waarin staat dat de geïncasseerde u en zijn bank autoriseert om van  zijn bankrekening te incasseren. Raadpleeg de Voorschriften SEPA Incasso (pdf, 467kB) voor de verplichte toestemmingstekst. 

  • Een vermelding van de terugboekingstermijn en de verwijzing voor de geïncasseerde om voor een terugboeking contact op te nemen met de eigen bank. Raadpleeg de Voorschriften SEPA Incasso (pdf, 467kB) voor de verplichte toestemmingstekst.

  • Naam en adres, inclusief woonplaats en land, van de geïncasseerde.

  • De IBAN (rekeningnummer) van de geïncasseerde.

  • Plaats en datum van ondertekening.

  • Handtekening van de geïncasseerde.

Een machtiging moet duidelijk gescheiden zijn van de andere tekst op het formulier. Het mag bijvoorbeeld niet alleen deel uitmaken van de voorwaarden van een contract.

Een machtiging bevat fraudegevoelige gegevens. Verstuur daarom met het machtigingsformulier een retourenvelop mee en vraag uw klant om het machtigingsformulier in de gesloten envelop terug te sturen.

IBAN staat voor International Bank Account Number. Het Nederlandse IBAN is als volgt opgebouwd: NL is de landcode, 2 cijfers als controlegetal, 4 letters die de bank aanduiden en 10 cijfers. De 10 cijfers bestaan uit het oude rekeningnummer (meestal 9 cijfers), voorafgegaan door nullen. Bijvoorbeeld: NL99ABNA0123456789
Degene die een bedrag van u incasseert via een incasso.
 

Standaard machtigingsformulieren

Als u zelf geen machtigingsformulier wilt ontwerpen, kunt u de standaard machtigingsformulieren gebruiken, ook wel 'stoplichtkaarten' genoemd. Hieronder vindt u hiervan een voorbeeld. Er is ook een 'certified PDF'-versie die u kunt gebruiken voor een mail-merge.

 

Wijzigen machtiging

Soms komt het voor dat de gegevens van een machtiging wijzigen. Bijvoorbeeld omdat uw debiteur een nieuw rekeningnummer krijgt of omdat u het kenmerk van de machtiging wijzigt. Voor een wijziging in een machtiging is een akkoord van uw debiteur én van uzelf nodig. U regelt dit het beste door uw debiteur een nieuwe machtiging te laten ondertekenen.

Bij SEPA Incasso Algemeen kan het in een aantal situaties ook anders:

  • Uw debiteur heeft een ander rekeningnummer. Uw debiteur stuurt u een wijzigingsbericht; dit bericht moet rechtsgeldig ondertekend zijn door de debiteur.

  • U wijzigt uw naam, incassant-ID of kenmerk van de machtiging. U informeert uw debiteuren hierover én u biedt hen gelijktijdig een zogenaamde 'opt out'-mogelijkheid aan. 

    De 'opt-out'-mogelijkheid houdt in dat u uw debiteuren de mogelijkheid geeft om binnen een redelijke termijn (bijvoorbeeld 4 weken) bezwaar te maken tegen de wijziging. En u geeft duidelijk aan hoe uw debiteuren bezwaar kunnen maken. Als uw debiteuren geen bezwaar maken, mag u ervan uitgaan dat zij akkoord zijn met de wijziging. Bewaar het wijzigingsbericht dat u aan uw debiteuren heeft gestuurd bij de machtiging. Dan kunt u in het geval van een Melding Onterechte Incasso, zowel de originele machtiging als het wijzigingsbericht overhandigen. Voor een opt out bestaan geen standaardformulieren, dit moet u zelf regelen.
    Let op: er zit een risico aan deze werkwijze. Uw debiteur kan bij een Melding Onterechte Incasso aangeven dat hij uw wijzigingsbericht niet heeft ontvangen en daarom niet akkoord is met de wijziging. Wilt u dit risico niet nemen? Dan adviseren wij u om uw debiteuren een nieuwe machtiging te laten ondertekenen.

In dit overzicht (pdf, 32kB) vindt u de details over de mogelijkheden bij een wijziging van een machtiging door uzelf of uw debiteur.

Wijzigen incassant-ID
Is er sprake van een fusie of overname? Dan is het niet altijd noodzakelijk om uw incassant-ID te wijzigen. Lees hier (pdf, 37kB) in welke situaties u uw incassant-ID kunt blijven gebruiken.  

SEPA Incasso Bedrijven
Als de gegevens van een machtiging SEPA Incasso Bedrijven wijzigen, moet er altijd een nieuwe machtiging worden ondertekend én moet uw debiteur de gewijzigde gegevens registreren bij zijn eigen bank.

 

Speciale richtlijnen

Als één van de volgende gegevens van een bestaande SEPA-machtiging wijzigt, geldt bij het aanleveren van de eerstvolgende incasso-opdracht een speciale richtlijn.

  • Kenmerk van de machtiging.

  • Incassant-ID.

  • Naam van de incassant.

  • IBAN van de geïncasseerde bij dezelfde bank.

  • IBAN van de geïncasseerde bij een nieuwe bank.

Wijzigt een van deze gegevens? Lever de eerstvolgende SEPA-incasso-opdracht als volgt aan:

  • Het veld 'amendment indicator' heeft de waarde 'true'.

  • De originele én de gewijzigde gegevens worden meegeleverd. 

  • Alleen als er sprake is van een nieuwe IBAN van de geïncasseerde bij een nieuwe bank:
    - het sequencetype moet 'eerste' zijn
    - de code 'SMNDA' (same mandate with new debtor agent) moet worden gebruikt
    - de oorspronkelijke IBAN van de geïncasseerde mag niet worden meegeleverd

 

Bewaartermijn machtigingen

Machtigingen moet u tot 14 maanden na uitvoering van de laatste incasso bewaren. De machtiging vervalt als u gedurende 36 maanden geen SEPA-incasso doet. Wilt u daarna opnieuw incasseren? Dan moet uw klant een nieuwe machtiging tekenen.

Betalen met iDEAL via de app

Tip: dit kan ook zonder e.dentifier

Mobiel betalen via iDEAL

Snel online iets betalen? Alleen via de app kunt u zonder e.dentifier betalen via iDEAL. Bevestigen met uw identificatiecode is genoeg. Dat is makkelijk! Dit kan zolang het bedrag binnen uw daglimiet blijft.

Volg ons via

  • Volg ons via Twitter
  • Volg ons via Linkedin
  • Volg ons via YouTube