Je algemene voorwaarden

Op een offerte, website, kassabon of op een bord in een winkel zie je meestal de 'kleine lettertjes' staan. Dit worden algemene voorwaarden genoemd, en soms leveringsvoorwaarden of garantiebepalingen. Het zijn schriftelijk vastgelegde afspraken waarin de overeenkomst met de klant is geregeld. Dat biedt duidelijkheid. Zonder duidelijkheid kan een goede verstandhouding met je klant zomaar omslaan in een conflict.

 Het is afhankelijk van de producten of diensten die je levert en de soort onderneming welk voorwaarden je gebruikt. Er zijn algemene voorwaarden voor diensten, voor consumentenproducten en voor niet-consumentenproducten. Deze voorwaarden horen er in ieder geval in thuis:

• Betalingsvoorwaarden en incasso
• Leveringstermijnen
• Garantie en service
• Klachten
• Aansprakelijkheid
• Schadevergoeding
• Ontbinding van de overeenkomst
• Verlenging en einde van de overeenkomst.

Ben je aangesloten bij een branche- of beroepsvereniging? Dan kun je gebruikmaken van hun standaardvoorwaarden. Wil je zelf algemene voorwaarden opstellen? Dan is het slim een overzichtje te maken van wat je belangrijk vindt. Daarin staan in ieder geval de essentiële bepalingen (zie hierboven), maar je kunt er extra bepalingen aan toevoegen. Denk aan: intellectueel eigendom, verjaringstermijn, overmacht, meerwerk en transport. Aan te raden is in ieder geval het eigendomsvoorbehoud. Dit houdt in dat je eigenaar van een geleverd product blijft totdat de rekening is betaald. Zo bescherm je jezelf tegen een faillissement van je klant. Blijft een betaling uit, dan kun je in ieder geval je spullen terughalen. Het is verstandig je voorwaarden te laten controleren door een jurist, vooral als je producten of diensten levert van hoge waarde.

Je kunt je niet overal tegen indekken, of verplichtingen aan je opdrachtgever opleggen. De algemene voorwaarden mogen niet 'onredelijk bezwarend' zijn, zoals dat heet. De wet noemt een grijze en een zwarte lijst. Op de zwarte lijst staan bepalingen die in ieder geval onredelijk zijn. Je mag bijvoorbeeld niet binnen 3 maanden na de overeenkomst plotseling je prijzen verhogen. Je mag de klant niet met een pas gekochte defecte koelkast terugsturen naar de fabrikant. In de grijze lijst staan voorwaarden die op de grens liggen van wat redelijk is, zoals:

• Je hebt een offerte uitgebracht aan de klant terwijl je bij nader inzien niet voor deze klant wil werken
• Je schakelt iemand anders in om het werk voor jou te doen.
• Je gaat in discussie over meerwerk.
• Je wordt aansprakelijk gesteld voor schade die je klant zegt te hebben geleden. Je werd ziek en kon niet aan je verplichtingen voldoen.

Bij een eventueel conflict staat je klant sterk als deze kan aantonen niet op de hoogte te zijn van je algemene voorwaarden. Het is daarom belangrijk dat je altijd zeer duidelijk vermeldt, dat de voorwaarden gelden voor de overeenkomst. In de offerte zou kunnen staan: 'Op de te sluiten overeenkomst zijn de algemene voorwaarden van [naam bedrijf] van toepassing. Deze algemene voorwaarden vindt u hierbij aan. Door deze offerte te ondertekenen, tekent u voor ontvangst van deze algemene voorwaarden.' Hiermee heb je voldaan aan de informatieplicht en kan je klant later niet reclameren. Zeker als je diensten levert met een hoge waarde, zijn algemene voorwaarden geen overbodige luxe.