Tips voor een goede facturenadministratie

Lever je goederen of diensten aan andere ondernemers? Dan moet je een factuur sturen. Als je levert aan particulieren, ben je dat niet verplicht. Bekijk de uitzonderingen op de site van de Belastingdienst.

Volgens de wet moet je je factuur uiterlijk op de 15e dag ná de maand waarin je opdracht is afgerond, versturen. Lever je producten of diensten op 23 juli, dan moet de factuur vóór 15 augustus verzonden zijn. Als je je opdracht op 2 januari afrondt, stuur je de factuur vóór 15 februari. Deze regel van de Belastingdienst helpt uitstel van btw-afdracht te voorkomen.

Veel ondernemers kiezen een vast moment om te factureren. Sommigen sturen hun facturen aan het eind van elke week, anderen doen dat liever aan het eind van de maand. Binnen de gestelde regels ben je hierin volledig vrij. Kies een methode die het beste bij je past en zorg ervoor dat je altijd op tijd factureert. Dit helpt je financiën op orde te houden en voorkomt problemen met de Belastingdienst.

Tip: Sneller factureren verbetert je cashflow. Factureer je één keer per maand, dan krijg je ook één keer betaald. Met meerdere facturatiemomenten krijg je vaker geld, wat helpt bij je eigen betalingsverplichtingen.

We hebben een handige voorbeeldfactuur gemaakt die je kunt gebruiken bij het maken van facturen. Het laat zien welke informatie nodig is op een factuur. 

Als ondernemer moet je je administratie en je facturen 7 jaar bewaren. Facturen over onroerend goed bewaar je 10 jaar. Van de Belastingdienst moet je je facturen bewaren zoals je ze ontvangt. Facturen die je binnenkrijgt per mail mag je niet als printje bewaren. Facturen en bonnetjes die je per post ontvangt, mag je wel scannen en digitaal opslaan. De echtheidskenmerken moeten wel zichtbaar blijven.

Je bepaalt zelf hoe je je facturen beheert. Enkele opties zijn: schriftelijk op papier, digitaal, bijvoorbeeld in Excel of Word, via een boekhoudsysteem of via een online facturatiesysteem.

De meeste bedrijven geven de voorkeur aan e-mail, omdat dit minder papierwerk geeft en facturen sneller opgeslagen en afgehandeld kunnen worden. Steeds meer bedrijven verplichten leveranciers digitaal te factureren. E-mail is de voordeligste manier: gratis. Een facturatieprogramma is het snelst; je betaalt abonnementskosten, maar het opstellen en versturen verloopt bijna automatisch. Factureren per post kost meer tijd, maar sommige bedrijven willen nog steeds graag een papieren factuur.

Welke methode je ook kiest, zorg dat je administratie voldoet aan de factuureisen van de Belastingdienst.

Al je facturen moeten van de fiscus opeenvolgend genummerd zijn, zodat het aantal verstuurde facturen duidelijk is. Je kiest zelf hoe je ze nummert, zolang ze maar in volgorde blijven. Mogelijkheden voor nummering zijn bijvoorbeeld:

• Alleen de factuurnummers (001, 002, etc.) 
• Jaartal, gevolgd door nummer (2018001, 2018002, etc.)
• Factuurnummer, gevolgd door klantnummer (001.34, 002.22, etc.)

Je kunt elk jaar opnieuw bij nummer 1 beginnen of gewoon doortellen. Sommige ondernemers kiezen voor doortellen, zodat klanten niet precies zien hoeveel facturen dat jaar zijn verstuurd.

Als je niet weet hoeveel btw je klanten betalen of hoeveel jij betaalt aan leveranciers, kun je geen aangifte omzetbelasting (btw) doen. Volgens de Belastingdienst moet uit jouw adminstratie blijken hoeveel btw je moet betalen. Vermeld daarom per factuur het  bedrag exclusief btw en het btw-bedrag apart. Doe dit ook voor binnenkomende facturen, als het er niet al op staat. Sommige ondernemers hoeven geen btw-administratie bij te houden. Dit zijn:

• Ondernemers met een ontheffing vanwege de kleineondernemersregeling (KOR) 
• Ondernemers die alleen vrijgestelde goederen of diensten leveren 
• Rechtspersonen die geen ondernemer zijn, maar wel een btw-nummer hebben

Wanneer hoeft er geen btw op de factuur te staan?

• Vrijgestelde goederen en/of diensten Er geldt een vrijstelling van btw voor goederen en/of diensten zoals beleggingsgoud, gezondheidszorg en bijvoorbeeld onderwijs. De Belastingdienst toont de volledige lijst.
• Vrijstelling voor de btw In sommige situaties bent u als ondernemer vrijgesteld van btw. Dit geldt bijvoorbeeld voor ondernemers die gebruik maken van de kleineondernemersregeling (KOR).

Het is verstandig om een uiterlijke betaaldatum op je factuur te zetten. Zo weet je opdrachtgever wanneer betaling wordt verwacht. De wettelijke betaaltermijn is 30 dagen, maar je kunt ook kiezen voor 8 of 14 dagen. Maak hierover vooraf afspraken. Sommige bedrijven betalen standaard na 30 dagen, vanwege hun administratieve processen en geldstromen. Een kortere termijn is vaak niet haalbaar voor hen.

Het is handig, maar niet verplicht, om je bankrekeningnummer (IBAN) op je factuur te zetten. Vermeld ook de naam van de rekeninghouder. Als je van bank of rekeningnummer verandert, geef dit duidelijk aan en vraag je opdrachtgever om het oude nummer uit de administratie te verwijderen. Zo zorg je ervoor dat betalingen soepel verlopen.

Als je goederen of diensten van andere bedrijven afneemt, kun je de betaalde btw terugvragen bij je btw-aangifte. Zorg ervoor dat je de ontvangen facturen goed vastlegt. De Belastingdienst wil namelijk bewijs zien dat je deze btw hebt betaald.

Houd de factuur zo overzichtelijk mogelijk, zo weet de ontvanger wat er belangrijk is. Vermeld in ieder geval de volgende praktische gegevens:

• Rekeningnummer (IBAN-nummer)
• Factuurnummer
• Factuurbedrag (inclusief btw)

Je kunt nogmaals het openstaande bedrag vermelden, binnen welke termijn een ontvanger moet betalen, om welk rekeningnummer het gaat en wat het factuurnummer is.

Schrijf een begeleidende tekst bij de factuur

Hieronder hebben we een voorbeeld voor je opgesteld: