Haal meer uit je bedrijf met een slimme administratie

De Belastingdienst vraagt je je administratie te bewaren. Zo kunnen ze controleren of je alles correct hebt ingevuld. Is je administratie netjes en compleet? Dan verloopt een belastingcontrole vaak sneller en soepeler.

Een goede administratie biedt jou als ondernemer nog meer voordelen. Je krijgt inzicht hoe je bedrijf ervoor staat. Hoeveel komt er binnen, wat geef je uit en waaraan? Je ziet of je winst maakt en op tijd moet ingrijpen. Daarnaast helpt een overzichtelijke administratie je om kosten te besparen. Ook ben je goed voorbereid als je een lening nodig hebt of als je je bedrijf wilt verkopen.

Administratie omvat alle financiële gegevens van je bedrijf. Je hoeft niet alles wat je ooit hebt ontvangen of verstuurd te bewaren. Op de site van de Belastingdienst zie je precies welke documenten je moet bewaren. Hieronder vind je een korte samenvatting:

• Facturen: zowel inkoop als verkoop
• Bonnetjes van zakelijke uitgaven
• Bankafschriften
• Contracten en overeenkomsten
• Belastingaangiften en correspondentie

Deze documenten geven een overzicht van je inkomsten, uitgaven en winst.

Als ondernemer ben je verplicht je administratie 7 jaar te bewaren. Dit wordt de wettelijke bewaartermijn genoemd. Sommige documenten, zoals gegevens over onroerend goed, moet je zelfs tien jaar bewaren. Jij blijft zelf verantwoordelijk voor het bewaren van deze informatie.

Bewaar je je administratie niet?

Dat kan vervelende gevolgen hebben. De Belastingdienst mag je administratie opvragen. Kun je die niet laten zien? Dan loop je het risico op een boete of een naheffing. Ze kunnen zelf een schatting maken van wat je verschuldigd bent. Dit bedrag kan veel hoger uitvallen dan wat je eigenlijk had moeten betalen. Een goede administratie voorkomt dus onnodige stress en kosten.

Als ondernemer werk je met persoonsgegevens, bijvoorbeeld op facturen. Zorg ervoor dat je altijd voldoet aan de privacyregels (AVG). Dit betekent dat je persoonsgegevens niet langer bewaart dan nodig is.

Bewaar je je administratie op papier? Zorg dan voor een vaste plek voor je facturen, bonnetjes en offertes. Gebruik bakjes of mapjes om alles overzichtelijk te houden. Zo raak je minder snel iets kwijt. Plan elke maand een moment om je papieren te verwerken en digitaal te maken. Verzamel alle facturen, bonnetjes en andere belangrijke documenten.

Steeds meer ondernemers stappen over op digitale opslag. Dit kan met boekhoudsoftware of door documenten te scannen en op te slaan in de cloud. Het voordeel van digitale opslag is dat het je minder ruimte kost en vaak veiliger is.

Scan al je papieren in en zet ze op je laptop, computer of mobiel. Maak altijd een back-up en zorg voor een goede beveiliging. Digitale opslag bespaart tijd, voorkomt fouten en maakt het makkelijk om aan de bewaarplicht te voldoen. Dan maak je waarschijnlijk minder fouten en heb je minder kosten.

Heb je vragen of twijfels over hoe je jouw administratie moet bewaren? Neem dan contact op met de Belastingdienst.

• Houd je gewerkte uren bij
  Werk je als zzp’er? Zorg dat je aan je opdrachtgever en aan de Belastingdienst kunt uitleggen waaraan je je uren hebt besteed. Als je genoeg uren hebt gewerkt als zzp'er kun je belastingvoordelen krijgen, bijvoorbeeld de startersaftrek of zelfstandigenaftrek. Maak een overzicht van je gewerkte uren en vul alle gegevens precies in.
• Vraag om hulp
  Vind je administratie lastig of wil je meer tijd overhouden voor je bedrijf? Schakel een administratiekantoor of boekhouder in. Je kunt ook kiezen voor een online boekhoudpakket. Dat maakt je administratie makkelijker bij te houden. Gebruik je een boekhoudpakket dat verbonden kan worden met de Boekhoudkoppeling van ABN AMRO? Dan worden je bij- en afschrijvingen van je zakelijke rekening direct in je boekhoudpakket automatisch verwerkt in je administratie.
• Regel je bankzaken
  Een goed overzicht van je betalingen is belangrijk.  Met de app kun je eenvoudig betalingen plannen, je saldo checken en zien welke facturen betaald zijn. Heb je nog geen zakelijke rekening? Open er snel een. Dit helpt om je privé- en zakelijke administratie gescheiden te houden

Je administratie op orde houden is misschien niet het leukste deel van ondernemen, maar het is wel ontzettend belangrijk. Het is niet alleen verplicht, maar het geeft je ook inzicht in je bedrijf. Zo kun je betere beslissingen nemen en ben je voorbereid op onverwachte situaties.