10 tips voor een succesvolle verhuizing van je mondzorgspraktijk

Voor het verplaatsen van een tandartspraktijk moet je een goed doordacht plan hebben dat je lang van tevoren moet opstellen. Begin met het vaststellen van een tijdschema en werk dit uit tot een stappenplan. Hierin moeten belangrijke taken staan, zoals het vinden van een nieuwe locatie, het regelen van vergunningen en het opvragen van offertes. Dan kun je de investering beter inschatten. Met een goed doordacht plan is de kans kleiner dat je je praktijkactiviteiten moet onderbreken.

Het verplaatsen van een tandartspraktijk doe je niet alleen, maar samen met je team. Vertel ze over de plannen. Houd regelmatige bijeenkomsten om hen een update te geven en eventuele zorgen te bespreken. Geef ze de kans om input te geven. Dit vergroot het groepsgevoel en collega's voelen zich samen verantwoordelijk. Dit maakt de overgang makkelijker.

Als je een nieuwe praktijkruimte zoekt, is het belangrijk om rekening te houden met je groeiwensen. Denk aan zaken als het minimaal aantal vierkante meters, de bereikbaarheid, betaald of gratis parkeergelegenheid, zichtbaarheid, bestemmingsplan en of er andere medische voorzieningen in de buurt zijn. Een centrale locatie kan gunstig zijn om nieuwe patiënten aan te trekken en de bestaande patiënten te behouden. Wie zien ook steeds vaker dat een tandartspraktijk gevestigd is in een gezondheidscentrum. 

Het verhuizen van een tandartspraktijk kan lastig zijn. Vooral als het gaat om het regelen van juridische zaken, vergunningen en bouwkundige zaken. Denk erover om professionele hulp in te roepen van een makelaar, advocaat, architect en dentale bouwer. Zij hebben de deskundigheid om je te begeleiden. Zij moeten ervoor te zorgen dat alles voldoet aan de wettelijke vereisten en aansluit bij je wensen.

Begin met het vaststellen en analyseren van alle kosten waarmee je te maken krijgt met de praktijkverplaatsing. Dit gaat om onder andere:

• Kosten van het vastgoed en inrichting: de aankoop van het nieuwe praktijkpand, overdrachtsbelasting, verbouwingskosten, investeringen in duurzaamheid en kosten voor de inrichting van de praktijk
• Verhuiskosten: kosten voor het verplaatsen van apparatuur, meubilair, inventaris en andere dingen die nodig zijn
• Juridische, advies- en administratieve kosten: kosten voor het afhandelen van juridische procedures, vergunningen, contracten en advieskosten van bijvoorbeeld accountant of architect
• Marketing en reclamekosten: kosten om de nieuwe locatie bekendheid te geven en nieuwe patiënten aan te trekken.
• Operationele kosten: onderhoudskosten, nutsvoorzieningen, verzekeringen, salarissen van medewerkers en andere lopende kosten

Hoeveel kan je praktijk groeien op de nieuwe locatie? Het is belangrijk om dit van tevoren in te schatten. Denk aan de mogelijkheden om nieuwe patiënten aan te trekken en het vergroten van het aanbod van praktijkbehandelingen. In een financieel plan geef je aan wat jouw verwachte inkomsten en uitgaven zijn in een bepaalde periode. Je vertaalt dit samen met uw accountant door in een schatting van de winst- en verliesrekening. Verwacht je een sterke groei? Maak dan samen met je accountant een schatting voor de komende 3 jaar. Houd hierbij ook rekening met eventueel nieuw personeel en met de bijbehorende kosten.

Maak een afspraak met je relatiemanager of met een sectorspecialist om de financiële haalbaarheid van de verhuizing van de praktijk te toetsen. Aan de hand van het investeringsoverzicht, de financiële projectie en je wensen bespreek je met de bank de optimale financieringsopzet. Op deze manier krijg je een indruk van de mogelijkheden, bijbehorende rente- en aflossingsverplichtingen en de financiële gevolgen van de voorgenomen investering.

Beoordeel de risico's van de praktijkverplaatsing en de nieuwe investeringen. Maak voordat je de knoop doorhakt een concurrentieanalyse. Zo weet je wie de belangrijkste concurrenten zijn in het verzorgingsgebied en hoe de praktijk zich van hen onderscheidt. Houd bij de planning ook rekening met het risico op een lager aantal patiënten dan je verwacht. Heb je financiële reserves achter de hand als er  vertraging optreedt of de verbouwingskosten hoger uitvallen? Maak goede afspraken om deze risico’s zoveel mogelijk te beperken. Schakel een verzekeringsexpert in om een uitgebreide risicoanalyse te maken.

Houd je patiënten op de hoogte van de verhuizing en geef hen voldoende informatie. Gebruik e-mail, nieuwsbrieven, sociale media en je website om hen te laten weten dat je op een nieuwe locatie zit, openingstijden en eventuele tijdelijke wijzigingen in de diensten die je biedt. Wees bereikbaar voor vragen. Mogelijke nieuwe patiënten kun je al informeren over de komst van de praktijk door bijvoorbeeld een advertorial in een lokale krant. Verwijs hierbij naar je website waar geïnteresseerden zich online als nieuwe patiënt kunnen aanmelden.

Tijdens de overgangsperiode tussen de oude en nieuwe praktijk is het belangrijk om ervoor te zorgen dat patiënten zo weinig mogelijk merken van de verhuizing. Plan het verplaatsen van je praktijk in op een moment waarop de patiëntenzorg hier het minst last van heeft. Denk aan vakantieperiodes of langere weekenden. Zorg voor een duidelijk overdrachtsplan, waarin staat hoe je omgaat met noodgevallen en waar patiënten terecht kunnen voor dringende zorg. Communiceer dit op tijd naar je patiënten en zorg dat je team goed voorbereid is op de overgangsperiode.

Je bent nu goed voorbereid op het verhuizen van je tandartspraktijk naar een ruimere locatie. Een zorgvuldige planning, goede communicatie en het betrekken van je team en patiënten helpen je om de overgang vlot te laten verlopen. Vergeet niet om professionele hulp in te schakelen wanneer dat nodig is. Blijf kwalitatieve goede zorg verlenen aan het groeiende aantal patiënten. Succes met het uitbreiden van je praktijk.