Informatie en tips voor verenigingen en stichtingen

We houden we rekening met landen die kwetsbaarder zijn voor financiële criminaliteit, zoals witwaspraktijken en terrorismefinanciering. Deze landen staan vaak op lijsten van hoogrisicolanden, opgesteld door de Europese Commissie of de Financial Action Task Force (FATF).

We bekijken of je organisatie geregistreerd is in of opereert vanuit het buitenland. Relaties met buitenlandse banken, bestuursleden die in het buitenland wonen, en internationale transacties maken deel uit van onze beoordeling. Daarnaast moet we ons houden aan internationale sanctiewetgeving en toezicht houden op eventuele schendingen. 

Belangrijke overwegingen:

• Heeft de naam van je organisatie een verwijzing naar een land met een hoog risico of sancties? Dit kan waarschuwingssignalen veroorzaken bij ons en bij correspondentbanken.
• Komt je financiering uit landen met conflicten, hoogrisicolanden, of landen met sancties? De Europese Commissie en de Financial Action Task Force (FATF) hebben lijsten van hoogrisicolanden. 
• Geef aan welke maatregelen je neemt om te voorkomen dat financiering uit illegale bronnen komt.
• Financier je activiteiten in gebieden met conflicten, hoogrisicolanden, of landen met sancties? Welke stappen heb je genomen om de risico's in deze gebieden te beperken?
• Neem je diensten af van partijen uit risicolanden of -gebieden? Of van partijen uit landen/gebieden waarvoor sancties gelden?
• Zijn je begunstigden, directieleden of medewerkers afkomstig uit gebieden die onder controle staan van terroristische groeperingen?
• Als je organisatie buitenlandse elementen heeft, waarom wil je een bankrelatie aangaan met ABN AMRO in Nederland?

Het is belangrijk voor ons dat we inzicht hebben in de activiteiten van NPO's. Sommige activiteiten kunnen kwetsbaar zijn voor witwaspraktijken of terrorismefinanciering. Dit komt vooral voor als er veel contant geld bij betrokken is. Maar bijvoorbeeld ook als er financiering naar promotiedrukwerk gaat binnen conflictgebieden.

Belangrijke overwegingen: 

• Is er een sterke samenhang tussen je missie en je activiteiten? Dit is een cruciale factor. Organisaties zoals het CBF (Centraal Bureau Fondsenwerving) bieden hulpmiddelen aan om deze samenhang te verbeteren. 
• Heb je bewijs van je activiteiten, zoals een jaarverslag? Kwaliteitsrapportages en een goede staat van dienst helpen bij onze beoordeling. Maak je ervaringen zichtbaar via medialinks, projectsamenvattingen, referenties en korte case-omschrijvingen.
• Ben je online aanwezig, bijvoorbeeld op sociale media of via een website? We begrijpen dat organisaties die vooral met vrijwilligers werken minder middelen hebben voor websites en rapporten. Sommige NPO’s die zich richten op mensenrechten in autoritaire regimes blijven bewust onder de radar.
• Hoelang is je organisatie al actief? Wat zijn je (verwachte) omzet, inkomstenbronnen en wie zijn je begunstigden? Zorg ervoor dat er logica en samenhang is met je activiteiten.
• Heeft je organisatie of een partner, begunstigde, of bestuurslid negatieve media-aandacht gehad? Wees transparant en geef achtergrondinformatie. Verberg het niet, maar bespreek het en wees proactief.

We hechten veel waarde aan transparantie binnen de organisatiestructuur van non-profitorganisaties (NPO's). Dit helpt om risico's zoals witwaspraktijken en het financieren van terrorisme te verkleinen. Het CBF heeft richtlijnen (zie pagina 15 'Toelichting op de normen') over risicofactoren die bij het besturen van NPO’s in overweging moeten worden genomen.

Stichting

Als de NPO een stichting is, moet deze staan ingeschreven bij KVK (Kamer van Koophandel). Het deponeren van een jaarrekening is niet wettelijk verplicht. Maar het draagt wel bij aan meer transparantie. Een stichting heeft meestal een bestuur van verschillende privépersonen. Als er slechts één bestuurslid is, kan dit een hoger risico op misbruik betekenen. Want die persoon heeft dan de volledige zeggenschap. Een stichting mag een bedrijf voeren, maar moet de winst daarvan toewijzen aan het doel van de stichting. Het bestuur is vrijwillig en ontvangt geen financiële vergoeding.

Politiek prominent persoon

Is een van je medewerkers of bestuurslden een politiek prominent persoon (PEP)? Dan kan dit bij de risicobeoordeling leiden tot aanvullende vragen. PEP’s worden beschouwd als privépersonen met een verhoogd risico op witwassen, corruptie en verduistering. Zij zouden de NPO op een oneigenlijke manier kunnen gebruiken.

Belangrijke overwegingen:

• Is er een heldere organisatiestructuur? Zorg voor een organigram en een overzicht van de verantwoordelijkheden van verschillende partijen. Laat zien hoe de rol van directeur gescheiden is van de financiën.
• Zijn de meeste commissarissen onafhankelijk en ingezetenen van Nederland? Dit is belangrijk, want een grote afstand tot de dagelijkse activiteiten kan het moeilijker maken om risico’s tijdig te signaleren en aan te pakken.
• Zijn er drie of meer bestuursleden? Zorg voor gelijke betrokkenheid en zeggenschap, zodat niet één bestuurslid de besluitvorming kan domineren.
• Is een van je medewerkers of directieleden een PEP? De Belastingdienst biedt een handig overzicht om PEP's te definiëren. Let op: bij de risicobeoordeling kunnen er aanvullende vragen zijn voor familieleden of naaste medewerkers van een PEP. 
• Heeft de PEP zeggenschap over de transacties van de NPO?
• Wordt de NPO ontbonden? In de statuten of het handvest moet duidelijk staan dat de financiële middelen dan naar een NPO met een vergelijkbaar doel gaan.

De UBO is de persoon die uiteindelijk eigenaar is van of zeggenschap heeft over de NPO. De Financial Action Task Force (FATF) definieert dit als de natuurlijke persoon die de effectieve controle heeft over een klant of namens wie een transactie wordt uitgevoerd.
Voor Nederlandse stichtingen, verenigingen, organisaties en coöperaties gelden de volgende definities.

Eigendom en Zeggenschap

• Een privépersoon met meer dan 25% eigendomsbelang in de rechtspersoon.
• Een privépersoon met meer dan 25% stemrecht voor statutenwijzigingen.

Feitelijke Zeggenschap

• een privépersoon die de strategische besluitvorming beïnvloedt, zoals de voorzitter, secretaris, of penningmeester.

Geen Duidelijke UBO

• Zijn bovenstaande situaties niet van toepassing of is er geen vermoeden is van een UBO? Dan worden alle bestuurders van de entiteit als UBO beschouwd.
• Bij twijfel over wie de UBO is, worden alle bestuurders als UBO's aangemerkt.

Belangrijke overwegingen:

• Is het duidelijk wie de UBO van je NPO is? Vergeet niet dat je deze informatie ook moet doorgeven aan de Kamer van Koophandel.

• Is de UBO van de NPO ook een PEP? Zorg ervoor dat de fondsen van deze UBO afkomstig zijn uit een geloofwaardige, legitieme bron.
• De volgende gegevens over de UBO is vereist: voor- en achternaam, geboortedatum en land waar de UBO woont.  

De fondsen en transacties van je NPO moeten passen bij de missie van de organisatie. Veelvuldige internationale transacties, negatieve media-aandacht of inconsistente financiering kunnen vragen oproepen tijdens de risicobeoordeling.

Zorg dat je weet dat de verstrekte fondsen, goederen of activiteiten de begunstigden hebben bereikt. Dit doe je duidelijke rapportage aan de Nederlandse organisatie met goede controlemaatregelen (checks-and-balances).

Transacties worden soms geblokkeerd of vertraagd. Dit gebeurt als er sprake is van een onduidelijke omschrijving van de transactie of onvolledige informatie. Maar ook bij verzoeken om extra informatie van de correspondentbank (vaak een buitenlandse bank).

Houd rekening met onderstaande punten.

• Welke transacties verwacht je te doen? Geef duidelijke uitleg over de verschillende soorten transacties die je gaat uitvoeren.
• Kun je aantonen dat je transacties logisch voortvloeien uit je activiteiten? Zorg voor bewijsmateriaal zoals ontvangstbewijzen, offertes en facturen.  Als je een nieuwe organisatie bent, leg dan uit hoe je met transacties omgaat.
• Heb je inzicht in waar je fondsen vandaan komen en wie de uiteindelijke begunstigden zijn? Geef voorbeelden van de hulpverleningsketen in risicogebieden. Leg ook uit hoe je verantwoording en transparantie waarborgt.
• Kun je de relatie tussen je financieringsbron, type organisatie en activiteiten verklaren? Zorg voor een duidelijk verband tussen deze elementen. Als dit lastig te begrijpen is, overweeg dan voorbeelden van gevestigde NPO’s of praktijkvoorbeelden.
• Ontvang je financiering van religieuze instellingen of Politiek Prominente Personen (PEP's)? Dit is vooral belangrijk voor je grootste donoren, niet voor kleinere bijdragen.
• Gebruik je online crowdfunding? Zorg ervoor dat het platform een vergunning heeft van de Autoriteit Financiële Markten (AFM). Is er een vergunning nodig, maar heeft het platform deze nog niet? Dan wachten we met het openen van een bankrekening tot het voldoet aan de wettelijke eisen.
• Vooral kleinere organisaties met vrijwilligers werken soms met onregelmatige financieringsbronnen. Stel ons hiervan op de hoogte en maak je intenties en financieringstermijnen duidelijk.