Moeten ondernemers btw over verzendkosten berekenen?
Ja, ondernemers moeten btw berekenen over de verzendkosten. Het gaat om de 'verkoop van verzending’. Over verkopen moeten ondernemers btw in rekening brengen bij hun klanten. Dat is verwarrend, omdat postzegels en pakketzegels vrijgesteld zijn van btw.
In dit artikel leggen we uit hoe dat zit en waarom de Belastingdienst deze verschillende regels gebruikt. Het is in de basis belangrijk om te onthouden dat er dus wél btw zit op verzendkosten.
Hoe zit het met verzendkosten? Zakelijk en privé
Btw op verzendkosten werkt voor veel ondernemers verwarrend. Dat heeft te maken met de vrijstelling voor inkoop, terwijl de verkoop niet is vrijgesteld. We zetten het op een rij:
- Iedereen die privé postzegels of pakketzegels koopt (bijvoorbeeld bij PostNL of Sandd) betaalt daarvoor alleen de kosten daarvoor, zónder btw. Leveranciers van postzegels hoeven daarvoor geen btw te berekenen, het product is vrijgesteld.
- Ondernemers die zakelijk postzegels of pakketzegels kopen maken gebruik van dezelfde vrijstelling. De leverancier van post- of pakketzegels berekent geen btw. Ondernemers kunnen over postzegels dus ook geen btw terugvragen.
- Ondernemers die de verzending van hun producten ‘verkopen’ moeten daarover btw berekenen. Over de pakketzegel die ze gebruiken bereken ze dus btw. De ontvangen btw dragen ondernemers af aan de Belastingdienst.
Waarom draag je btw af over verzendkosten?
De Belastingdienst verplicht ondernemers om btw over verzendkosten te berekenen om belastingontwijking te voorkomen. In veel gevallen horen de verzendkosten bij de totale prijs van een product (‘gratis verzending’). Als een ondernemer geen btw over de verzendkosten zou hoeven berekenen geldt voor dat deel van de prijs dus niet het reguliere btw-tarief. Op die manier zou er in de praktijk te weinig btw worden berekend en afgedragen over de verkopen.
Voorbeeld: verkoop met verzendkosten, met btw (volgens regels van de Belastingdienst)
Een ondernemer verkoopt voor € 45 aan kleding, plus € 5 verzendkosten. Over € 45 kledingomzet draagt de ondernemer 21% btw af (€ 9,45). Over € 5 verzendkosten draagt de ondernemer ook 21% btw af (€ 1,05). De ondernemer draagt € 10,50 btw af over € 50 omzet.
Voorbeeld: verkoop met verzendkosten, zonder btw (niet toegestaan)
Een ondernemer verkoopt voor € 45 aan kleding, plus € 5 verzendkosten. Over € 45 kledingomzet draagt de ondernemer 21% btw af (€ 9,45). Over € 5 verzendkosten draagt de ondernemer geen btw af (€ 0). De ondernemer draagt € 9,45 btw af over € 50 omzet.
Voorbeeld: verkoop met zogenaamd hogere verzendkosten, zonder btw (niet toegestaan)
Een ondernemer verkoopt voor € 35 aan kleding, plus € 15 verzendkosten. Over € 40 kledingomzet draagt de ondernemer 21% btw af (€ 7,35). Over € 10 verzendkosten draagt de ondernemer geen btw af (€ 0). De ondernemer draagt € 7,35 btw af over € 50 omzet.
Zijn de verzendkosten vrij van btw? Dan kan een ondernemer meer geld vragen voor de verzending. Dat deel van het totale bedrag is dan vrij van btw. Maar dat zorgt voor een oneerlijk voordeel: er wordt dan te weinig belasting betaald
Hoeveel btw over de verzendkosten?
De hoogte van het btw-tarief hangt af van de producten die een ondernemer verzendt. Het btw-tarief voor de verzendkosten is gelijk aan het tarief voor de producten waar het om gaat.
Dat creëert drie mogelijkheden:
21% btw
Het hoge tarief, voor in principe alle producten die ondernemers verkopen.9% btw
Het lage tarief, voor producten die tot de uitzonderingen behoren.0% btw
Het nultarief, voor producten die zijn vrijgesteld.
Ondernemers die producten met verschillende btw-tarieven verzenden moeten de btw over verzendkosten in verhouding in rekening brengen. Een voorbeeld maakt dit duidelijk:
Een ondernemer verkoopt en verzendt een spijkerbroek van € 90 (exclusief 21% btw) en een boek van € 10 (exclusief 9% btw). De verhouding is dan 90% voor het hoge tarief, ten opzichte van 10% voor het lage tarief.
De totale verzendkosten bedragen € 5. Het gaat in verhouding dus om € 4,50 voor het hoge tarief en € 0,50 voor het lage tarief.
De ondernemer berekent dit in totaal aan btw:
- 21% btw over € 90 + € 4,50 = € 19,85
- 9% btw over € 10 + € 0,50 = € 0,95
Het gaat in totaal dus om € 90 voor de spijkerbroek, € 10 voor het boek, € 5 voor de verzending en € 20,80 aan btw. Het totaalbedrag inclusief btw is dan dus € 125,80.
Btw over verzendkosten naar het buitenland
De btw over verzendkosten geldt zakelijk voor zowel binnenlandse als buitenlandse verkopen. Dat wil zeggen, een buitenlandse particulier zonder btw-nummer binnen de Europese Unie betaalt gewoon de Nederlandse tarieven die er gelden. Houd wel rekening met de drempelbedragen in andere landen.
Ondernemers die producten verzenden naar andere ondernemers binnen de EU mét een btw-nummer moeten de btw ‘verleggen’. De ontvangende ondernemer betaalt btw in het eigen land.
Ondernemers die producten verzenden naar particulieren of ondernemers buiten de EU hoeven geen btw te berekenen, dus ook niet over de verzendkosten. De douane doet de heffing in het land van bestemming.
