Tips voor jouw ideale kantoor

Het is best spannend je vertrouwde thuiswerkplek te ruilen voor een werkplek buitenshuis. Onderzoek of er een kamer of afdelingsruimte bij je in de buurt geschikt voor je is. Belangrijk zijn de prijs, de locatie en hoe klanten je kunnen bereiken. Bedenk ook of je kunt uitbreiden, voor als je onderneming sneller groeit dan je verwacht. En als je klanten ontvangt of gaat samenwerken met andere zzp’ers, houd dan rekening met de bereikbaarheid van de locatie. Is er een NS-station in de buurt? Is er voldoende parkeerruimte? 

Een werkplek thuis geeft meestal een minder zakelijke indruk. Vraag jezelf af wat jouw nieuwe werkplek moet uitstralen. Ontvang je vaak klanten? Of verkoop je producten via een website? Jouw kantoor of werkplek én je website zijn het visitekaartje van je onderneming. Zorg dat je bereikbaar bent, er parkeerplekken zijn en je klanten goed worden ontvangen. Denk ook na over de ligging: je klant verwacht een reclamebureau of adviesbedrijf eerder in het stadscentrum dan op een saai industrieterrein.

Bij een nieuwe werkplek wil je niet meteen hoge kosten maken. De meeste zzp’ers beginnen daarom met huren. Een huurcontract opzeggen is makkelijker dan je pand verkopen. Houd er rekening mee dat de huurperiodes per makelaar verschillen en dat je vastzit aan een contract. Bij huur hoef je geen onderhoudskosten te betalen

Wanneer je onderneming goed draait, is kopen van bedrijfsruimte misschien interessant. Koop biedt voordelen: je bent eigenaar en je hebt niet te maken met een verhuurder. Je investeert zelf en bouwt daar vermogen mee op. Over verbouwingen beslis je ook zelf, maar kijk wel of er misschien een bestemmingsplan ligt bij de gemeente. Je kunt ook (een deel van de) kantoorruimte verhuren aan anderen, zodat je de kosten kunt delen. Wil je kopen, informeer dan naar een financiering door de bank. Je hebt bij jouw aanvraag een financieringsplan nodig. 

Als zzp’er ben je misschien vaak onderweg. Dan is een vaste werkplek niet altijd nodig. Geldt dat ook voor jou? Dan kun je in flexwerkkantoren met andere zzp’ers gebruikmaken van dezelfde ruimte. Verhuurders voorkomen zo leegstand en je maakt samen gebruik van kantoorspullen.

Veel startende ondernemers huren een flexwerkplek in een ander bedrijf of in een bedrijfsverzamelgebouw. De kosten zijn lager dan wanneer je een vaste werkplek huurt en je kunt op kortere termijn opzeggen. Maak wel duidelijke afspraken over de werktijden. Anders bestaat de kans dat je plek bezet is door een andere huurder. Vraag na wat er bij de werkplek is inbegrepen. Flexwerkplekken zijn er vanaf de prijs van een kop koffie. Soms moet je extra betalen voor het gebruik van de printer, kopieermachine en voor papier.

• Gebruik mokken en bekers voor koffie en thee, vermijd plastic in verpakkingen voor bijvoorbeeld lunch en scheid je afval.
• Werk zoveel mogelijk digitaal. Is printen echt nodig? Gebruik gerecycled papier en print dubbelzijdig.
• Bespaar op energie: investeer in energiezuinige apparaten en ledverlichting. Schakel je apparaten uit na gebruik of zet die in de energiezuinige stand. Investeer in een slimme thermostaat of zet de verwarming laag als je niet werkt. 

• Investeer je als ondernemer in bedrijfsmiddelen? Denk aan spullen als bureaus, laptops en een zakelijke telefoon.
• Gebruik je de werkplek in je woning? Die is meestal niet fiscaal aftrekbaar. 
• Huur je bedrijfsruimte? Check of je de zakelijke kosten van de opbrengsten van je onderneming kunt aftrekken.
• Heb je bedrijfsruimte  gekocht?Je mag ook (een deel van) je bedrijfspand afschrijven. Mogelijk heb je ook recht op investeringsaftrek.