Helpcenter

Boekhouden van ABN AMRO

Op deze pagina vindt u alle informatie over ons boekhoudpakket. Bekijk hieronder de verschillende onderwerpen met vragen en antwoorden of lees de handleiding . Komt u er na het lezen van deze informatie alsnog niet uit? Neem dan contact met ons op via de chat of telefoon (via 085-8884974).

Waarover wilt u meer weten?

Inloggen

Let op! U moet inloggen op Internet Bankieren Zakelijk, met uw zakelijke bankpas. Inloggen met een particuliere bankpas werkt niet. Log in via www.abnamro.nl/nl/zakelijk/home.html met uw zakelijke pas en e.dentifier. 

Linksboven in het rekeningenoverzicht ziet u het logo van ABN AMRO staan met daarnaast een schakelknop naar 'bankieren'. Als u daarop klikt, kunt u ook naar 'Boekhouden' gaan.

Problemen met inloggen? Verwijder uw cookies in de browser en probeer opnieuw om in te loggen.

Lukt inloggen nog steeds niet? Bel ons dan op 085-8884974 of neem via de chat contact met ons op.

Gratis proefperiode

De gratis proefperiode duurt 3 maanden. Gedurende deze 3 maanden betaalt u niets. Na deze 3 maanden gaat uw gratis proefperiode automatisch over in een betaalde maandelijkse variant (€ 9,95 – € 14,95 – € 29,95). U kunt maandelijks opzeggen.

Toegang voor externe gebruiker

Helpt een externe persoon bij uw administratie? Zeker als u een complexe boekhouding heeft is het verstandig om deze te laten controleren door bijvoorbeeld een boekhouder of accountant. In een paar simpele stappen geeft u een externe gebruiker toegang tot uw boekhouding.

Goed om te weten: De externe gebruiker krijgt dezelfde rechten in ABN AMRO Boekhouden, maar kan de rest van uw Internet Bankieren Zakelijk omgeving niet inzien. Inloggen gaat via een aparte omgeving.

Zo voegt u een externe gebruiker toe:

1.    Log in met uw zakelijke pas en e.dentifier en ga naar 'Zelf regelen'.

2.    Ga naar 'Boekhouden' en kies daar 'Toegang gebruikers beheren'.

3.    Kies de optie 'Externe gebruiker toevoegen'.

4.    Vul de gegevens in van de betreffende persoon en klik op 'Toevoegen'.

5.    Middels een digitale ondertekening voegt u de externe gebruiker daadwerkelijk toe.

6.    De externe gebruiker ontvangt per e-mail een link om de toegang te bevestigen. Inloggen is mogelijk middels het opgegeven e-mailadres, wachtwoord en tweestapsverificatie via SMS.

Btw-aangifte

De btw bestaat globaal uit twee componenten. Enerzijds gaat het om btw die u moet betalen over uw omzet; aan de andere kant kunt u btw terugvragen die u heeft betaald aan leveranciers. Zo betaalt u 'slechts' btw over het verschil tussen inkoop en verkoop, dus over de waarde die u zelf toevoegt. Vandaar ook de naam Belasting Toegevoegde Waarde.

Btw-aangifte doen per kwartaal
De meeste ondernemers doen één keer per kwartaal aangifte. Dit moet gebeuren in de maand ná het kwartaal, dus in april, juli, oktober en januari van elk jaar.

Als u de administratie goed heeft bijgehouden, dan is aangifte doen zo voor elkaar:

  1. Controleer dat alle verkoop- en inkoopbewijzen (bonnen en facturen) zijn opgevoerd en verwerkt.
  2. Controleer dat alle facturen, bonnen en transacties zijn gekoppeld óf op een andere manier zijn verantwoord (via de knop 'Te koppelen' op een detailscherm).
  3. Controleer de boekingen in de rapportages (via menukeuze 'Meer > Rapportage').
  4. Ga naar het overzicht van btw-aangiftes (via menukeuze btw) en open de betreffende btw-aangifte.
  5. Controleer de aangifte en leg de btw-aangifte vast.
  6. Log in bij de Belastingdienst en neem de cijfers over van het formulier.

Correcties op vastgelegde btw-aangifte
Als een btw-aangifte is vastgelegd en doorgegeven aan de Belastingdienst, dan is het niet wenselijk om de aangifte nog aan te passen. Als u na vastlegging nog bonnen of facturen moet toevoegen voor een afgesloten periode, dan is dat wel mogelijk; de gegevens worden dan opgenomen in de administratie voor die periode, maar worden getoond als correctie in een volgende aangifte.

Betaling van de btw-aangifte koppelen
Als u de betaling met betrekking tot de btw-aangifte heeft gedaan of ontvangen, dan is het de bedoeling dat u deze koppelt aan de btw-aangifte. Dat doet u door de desbetreffende btw-aangifte te openen en rechts onderaan te klikken op 'Matchen'.

Btw-suppletie en aangifte
Als u de btw-aangifte vastlegt in het programma worden alle daarna opgevoerde wijzigingen uit die btw-aangifte meegenomen als correctie in de volgende btw-periode. Heeft u een verschil dat groter is dan € 1000 euro te betalen/te ontvangen? Neem dan contact met ons op, zodat wij u een passende oplossing kunnen bieden.

Btw-terugbetaling en verwerking 

  • Gaat het om een terugbetaling van 2019? Dan moet het op de beginbalans staan als 'Te betalen omzetbelasting (vlg aangifte)'. Als de transactie binnenkomt, boekt u de transactie via 'boek als'  > Te betalen omzetbelasting (vlg aangifte). Daarna is het in orde.
  • Gaat het om een terugbetaling van 2020? Dan is er een transactie gedaan van de zakelijke rekening die groter was dan de btw-aangifte. Als de btw-aangifte is gekoppeld aan de transactie blijft er een bedrag openstaan. Koppel de transacties aan elkaar via te koppelen > overige > transactie koppelen.
Memoriaalboeking

Een boekhouding bestaat uit ‘boeken’. Zo hebben we een 'inkoopboek', 'verkoopboek' en een 'bankboek'. Het memoriaalboek is een bijzonder geval, omdat hier de boekingen komen die nergens anders passen. Denk hierbij aan boekingen van de beginbalans, salarisbetalingen, afschrijvingen en correcties.

De memoriaalboeking is een geavanceerde tool, dat vooral belangrijk is in de voorbereiding van de jaarafsluiting. Aangezien u als gebruiker van Boekhouden van ABN AMRO zelf verantwoordelijk bent voor de juistheid en volledigheid van uw administratie, is het advies om hulp in te roepen van een boekhouder of een accountant als u zelf geen ervaring hebt met het maken van dergelijke boekingen.

Drie soorten memoriaalboekingen worden automatisch aangemaakt:

  1. Bij het vastleggen en verantwoorden van de btw-aangifte.
  2. Bij het opslaan van de beginbalans ingevuld en opgeslagen (de beginbalans vindt u onder 'Meer > Rapportage > Beginbalans').
  3. Bij vastleggen van de jaarafsluiting.

Memoriaalboeking maken
Het memoriaalboek is te vinden onder de menukeuze 'Meer > Memoriaalboek'. Als u klikt op 'Memoriaalboeking maken' dan verschijnt het onderstaande invoerscherm. Uiteraard dient u alle verplichte velden in te vullen.

Het is belangrijk dat u de juiste grootboekrekening selecteert, want die bepaalt bijvoorbeeld of een post terechtkomt op de balans of op de winst & verlies. Daarnaast is het van belang om te zorgen dat een memoriaalboeking in balans is, dus dat credit en debet in evenwicht zijn. Als dat laatste niet het geval is, dan kunt u de boeking niet opslaan.

Inkomstenbelasting

Vanaf 1 maart 2021 kunt u aangifte doen voor uw inkomstenbelasting. We leggen u uit hoe dit werkt en waar u rekening mee dient te houden. Zo gaat u goed voorbereid aan de slag met uw belastingaangifte.

OndernemersCheck: Moet ik aangifte doen over mijn inkomstenbelasting?

Wilt u weten of de aangifte over de inkomstenbelasting ook voor u geldt? Met de OndernemersCheck van de Belastingdienst kunt u zien of u ondernemer voor de inkomstenbelasting bent. Dit heeft gevolgen voor de manier waarop u uw aangifte inkomstenbelasting invult. Ook kunt u mogelijk gebruik maken van de aftrekposten voor ondernemers. 

Waar kan ik belastingaangifte doen? 

U kunt aangifte doen via de aangifte-app, de online aangifte, het aangifteprogramma of het aangifteformulier van de Belastingdienst. Na de aangifte ontvangt u een (voorlopige) aanslag waarin staat vermeld hoeveel geld u terugkrijgt of moet betalen. 

Wanneer kan ik belastingaangifte doen? 

Uw belastingaangifte voor de inkomstenbelasting over 2020 doet u tussen 1 maart en 1 mei 2021. Heeft u uitstel gevraagd of gekregen? Dan heeft u langer de tijd voor uw aangifte. 

Zo bereidt u zich goed voor op uw aangifte: 

Benieuwd hoe u zich het beste kunt voorbereiden op uw belastingaangifte? Wij geven u een aantal tips. 

  1. De belastingaangifte is een mooi moment om stil te staan bij uw financiële situatie. Denk hierbij aan onder andere pensioensvoorzieningen, arbeidsongeschiktheid, aansprakelijk en erfrecht. 
  2. Wilt u de aangifte uitstellen? Als ondernemer kunt u uw aangifte tot 1 mei 2022 uitstellen. Een adviseur kan u hierbij helpen.* 
  3. Heeft u een BV? Dan dient u binnen 5 maanden na het boekjaar een jaarrekening op te maken. Voor grotere bedrijven geldt een controleplicht. Dit betekent dat een accountant de jaarrekening moet ondertekenen.* 
  4. Voordat u belastingaangifte doet, dient u de Jaarafsluiting in Boekhouden van ABN AMRO af te ronden. Wij raden u aan dit zo laat mogelijk te doen, omdat er nog bonnen of facturen kunnen ontbreken. 
  5. Vindt u het lastig of ingewikkeld om zelfstandig aangifte te doen? Schakel dan de hulp van een boekhouder of accountant in. 

*Aan deze tip kunnen bepaalde voorwaarden of uitzonderingen zijn verbonden. Kijk voor meer informatie over inkomstenbelasting op de website van de Belastingdienst.

Transactie of bon koppelen aan inkomsten/uitgaven

Als u een transactie binnen krijgt van een uitgave of inkomsten, kunt u de bon direct koppelen aan de transactie door deze via uw mobiele telefoon te scannen en te uploaden. Binnen 24 uur (op werkdagen) is de bon verwerkt en daarna in de uitgaven geplaatst als zijnde betaald of ontvangen. 

Een pinbetaling van een tankbeurt of bij een horecagelegenheid kunt u meteen koppelen en hoeft u niet meer te verwerken op een later tijdstip. Wij lezen de naam van het bedrijf uit, de btw en de grootboekrekening.

Contract opzeggen

U heeft het programma uitgeprobeerd maar het voldoet niet aan uw wensen. Dan kunt u zich op de volgende manier afmelden:

  • Log in op uw bankomgeving met de zakelijke pas en e.dentifier en ga naar het tabblad 'Zelf regelen'. 
  • Onder het kopje 'Boekhouden' kunt u zich afmelden door op de link te klikken: 'ABN AMRO Boekhouden opzeggen'.

test1

Waarover wilt u meer weten?

Inloggen

Let op! U moet inloggen op Internet Bankieren Zakelijk, met uw zakelijke bankpas. Inloggen met een particuliere bankpas werkt niet. Log in via www.abnamro.nl/nl/zakelijk/home.html met uw zakelijke pas en e.dentifier. 

Linksboven in het rekeningenoverzicht ziet u het logo van ABN AMRO staan met daarnaast een schakelknop naar 'bankieren'. Als u daarop klikt, kunt u ook naar 'Boekhouden' gaan.

Problemen met inloggen? Verwijder uw cookies in de browser en probeer opnieuw om in te loggen.

Lukt inloggen nog steeds niet? Bel ons dan op 085-8884974 of neem via de chat contact met ons op.

Gratis proefperiode

De gratis proefperiode duurt 3 maanden. Gedurende deze 3 maanden betaalt u niets. Na deze 3 maanden gaat uw gratis proefperiode automatisch over in een betaalde maandelijkse variant (€ 9,95 – € 14,95 – € 29,95). U kunt maandelijks opzeggen.

Toegang voor externe gebruiker

Helpt een externe persoon bij uw administratie? Zeker als u een complexe boekhouding heeft is het verstandig om deze te laten controleren door bijvoorbeeld een boekhouder of accountant. In een paar simpele stappen geeft u een externe gebruiker toegang tot uw boekhouding.

Goed om te weten: De externe gebruiker krijgt dezelfde rechten in ABN AMRO Boekhouden, maar kan de rest van uw Internet Bankieren Zakelijk omgeving niet inzien. Inloggen gaat via een aparte omgeving.

Zo voegt u een externe gebruiker toe:

1.    Log in met uw zakelijke pas en e.dentifier en ga naar 'Zelf regelen'.

2.    Ga naar 'Boekhouden' en kies daar 'Toegang gebruikers beheren'.

3.    Kies de optie 'Externe gebruiker toevoegen'.

4.    Vul de gegevens in van de betreffende persoon en klik op 'Toevoegen'.

5.    Middels een digitale ondertekening voegt u de externe gebruiker daadwerkelijk toe.

6.    De externe gebruiker ontvangt per e-mail een link om de toegang te bevestigen. Inloggen is mogelijk middels het opgegeven e-mailadres, wachtwoord en tweestapsverificatie via SMS.

Btw-aangifte

De btw bestaat globaal uit twee componenten. Enerzijds gaat het om btw die u moet betalen over uw omzet; aan de andere kant kunt u btw terugvragen die u heeft betaald aan leveranciers. Zo betaalt u 'slechts' btw over het verschil tussen inkoop en verkoop, dus over de waarde die u zelf toevoegt. Vandaar ook de naam Belasting Toegevoegde Waarde.

Btw-aangifte doen per kwartaal
De meeste ondernemers doen één keer per kwartaal aangifte. Dit moet gebeuren in de maand ná het kwartaal, dus in april, juli, oktober en januari van elk jaar.

Als u de administratie goed heeft bijgehouden, dan is aangifte doen zo voor elkaar:

  1. Controleer dat alle verkoop- en inkoopbewijzen (bonnen en facturen) zijn opgevoerd en verwerkt.
  2. Controleer dat alle facturen, bonnen en transacties zijn gekoppeld óf op een andere manier zijn verantwoord (via de knop 'Te koppelen' op een detailscherm).
  3. Controleer de boekingen in de rapportages (via menukeuze 'Meer > Rapportage').
  4. Ga naar het overzicht van btw-aangiftes (via menukeuze btw) en open de betreffende btw-aangifte.
  5. Controleer de aangifte en leg de btw-aangifte vast.
  6. Log in bij de Belastingdienst en neem de cijfers over van het formulier.

Correcties op vastgelegde btw-aangifte
Als een btw-aangifte is vastgelegd en doorgegeven aan de Belastingdienst, dan is het niet wenselijk om de aangifte nog aan te passen. Als u na vastlegging nog bonnen of facturen moet toevoegen voor een afgesloten periode, dan is dat wel mogelijk; de gegevens worden dan opgenomen in de administratie voor die periode, maar worden getoond als correctie in een volgende aangifte.

Betaling van de btw-aangifte koppelen
Als u de betaling met betrekking tot de btw-aangifte heeft gedaan of ontvangen, dan is het de bedoeling dat u deze koppelt aan de btw-aangifte. Dat doet u door de desbetreffende btw-aangifte te openen en rechts onderaan te klikken op 'Matchen'.

Btw-suppletie en aangifte
Als u de btw-aangifte vastlegt in het programma worden alle daarna opgevoerde wijzigingen uit die btw-aangifte meegenomen als correctie in de volgende btw-periode. Heeft u een verschil dat groter is dan € 1000 euro te betalen/te ontvangen? Neem dan contact met ons op, zodat wij u een passende oplossing kunnen bieden.

Btw-terugbetaling en verwerking 

  • Gaat het om een terugbetaling van 2019? Dan moet het op de beginbalans staan als 'Te betalen omzetbelasting (vlg aangifte)'. Als de transactie binnenkomt, boekt u de transactie via 'boek als'  > Te betalen omzetbelasting (vlg aangifte). Daarna is het in orde.
  • Gaat het om een terugbetaling van 2020? Dan is er een transactie gedaan van de zakelijke rekening die groter was dan de btw-aangifte. Als de btw-aangifte is gekoppeld aan de transactie blijft er een bedrag openstaan. Koppel de transacties aan elkaar via te koppelen > overige > transactie koppelen.

Memoriaalboeking

Een boekhouding bestaat uit ‘boeken’. Zo hebben we een 'inkoopboek', 'verkoopboek' en een 'bankboek'. Het memoriaalboek is een bijzonder geval, omdat hier de boekingen komen die nergens anders passen. Denk hierbij aan boekingen van de beginbalans, salarisbetalingen, afschrijvingen en correcties.

De memoriaalboeking is een geavanceerde tool, dat vooral belangrijk is in de voorbereiding van de jaarafsluiting. Aangezien u als gebruiker van Boekhouden van ABN AMRO zelf verantwoordelijk bent voor de juistheid en volledigheid van uw administratie, is het advies om hulp in te roepen van een boekhouder of een accountant als u zelf geen ervaring hebt met het maken van dergelijke boekingen.

Drie soorten memoriaalboekingen worden automatisch aangemaakt:

  1. Bij het vastleggen en verantwoorden van de btw-aangifte.
  2. Bij het opslaan van de beginbalans ingevuld en opgeslagen (de beginbalans vindt u onder 'Meer > Rapportage > Beginbalans').
  3. Bij vastleggen van de jaarafsluiting.

Memoriaalboeking maken
Het memoriaalboek is te vinden onder de menukeuze 'Meer > Memoriaalboek'. Als u klikt op 'Memoriaalboeking maken' dan verschijnt het onderstaande invoerscherm. Uiteraard dient u alle verplichte velden in te vullen.

Het is belangrijk dat u de juiste grootboekrekening selecteert, want die bepaalt bijvoorbeeld of een post terechtkomt op de balans of op de winst & verlies. Daarnaast is het van belang om te zorgen dat een memoriaalboeking in balans is, dus dat credit en debet in evenwicht zijn. Als dat laatste niet het geval is, dan kunt u de boeking niet opslaan.

Inkomstenbelasting

Vanaf 1 maart 2021 kunt u aangifte doen voor uw inkomstenbelasting. We leggen u uit hoe dit werkt en waar u rekening mee dient te houden. Zo gaat u goed voorbereid aan de slag met uw belastingaangifte.

OndernemersCheck: Moet ik aangifte doen over mijn inkomstenbelasting?

Wilt u weten of de aangifte over de inkomstenbelasting ook voor u geldt? Met de OndernemersCheck van de Belastingdienst kunt u zien of u ondernemer voor de inkomstenbelasting bent. Dit heeft gevolgen voor de manier waarop u uw aangifte inkomstenbelasting invult. Ook kunt u mogelijk gebruik maken van de aftrekposten voor ondernemers. 

Waar kan ik belastingaangifte doen? 

U kunt aangifte doen via de aangifte-app, de online aangifte, het aangifteprogramma of het aangifteformulier van de Belastingdienst. Na de aangifte ontvangt u een (voorlopige) aanslag waarin staat vermeld hoeveel geld u terugkrijgt of moet betalen. 

Wanneer kan ik belastingaangifte doen? 

Uw belastingaangifte voor de inkomstenbelasting over 2020 doet u tussen 1 maart en 1 mei 2021. Heeft u uitstel gevraagd of gekregen? Dan heeft u langer de tijd voor uw aangifte. 

Zo bereidt u zich goed voor op uw aangifte: 

Benieuwd hoe u zich het beste kunt voorbereiden op uw belastingaangifte? Wij geven u een aantal tips. 

  1. De belastingaangifte is een mooi moment om stil te staan bij uw financiële situatie. Denk hierbij aan onder andere pensioensvoorzieningen, arbeidsongeschiktheid, aansprakelijk en erfrecht. 
  2. Wilt u de aangifte uitstellen? Als ondernemer kunt u uw aangifte tot 1 mei 2022 uitstellen. Een adviseur kan u hierbij helpen.* 
  3. Heeft u een BV? Dan dient u binnen 5 maanden na het boekjaar een jaarrekening op te maken. Voor grotere bedrijven geldt een controleplicht. Dit betekent dat een accountant de jaarrekening moet ondertekenen.* 
  4. Voordat u belastingaangifte doet, dient u de Jaarafsluiting in Boekhouden van ABN AMRO af te ronden. Wij raden u aan dit zo laat mogelijk te doen, omdat er nog bonnen of facturen kunnen ontbreken. 
  5. Vindt u het lastig of ingewikkeld om zelfstandig aangifte te doen? Schakel dan de hulp van een boekhouder of accountant in. 

*Aan deze tip kunnen bepaalde voorwaarden of uitzonderingen zijn verbonden. Kijk voor meer informatie over inkomstenbelasting op de website van de Belastingdienst.

Transactie of bon koppelen aan inkomsten/uitgaven

Als u een transactie binnen krijgt van een uitgave of inkomsten, kunt u de bon direct koppelen aan de transactie door deze via uw mobiele telefoon te scannen en te uploaden. Binnen 24 uur (op werkdagen) is de bon verwerkt en daarna in de uitgaven geplaatst als zijnde betaald of ontvangen. 

Een pinbetaling van een tankbeurt of bij een horecagelegenheid kunt u meteen koppelen en hoeft u niet meer te verwerken op een later tijdstip. Wij lezen de naam van het bedrijf uit, de btw en de grootboekrekening.

Contract opzeggen

U heeft het programma uitgeprobeerd maar het voldoet niet aan uw wensen. Dan kunt u zich op de volgende manier afmelden:

  • Log in op uw bankomgeving met de zakelijke pas en e.dentifier en ga naar het tabblad 'Zelf regelen'. 
  • Onder het kopje 'Boekhouden' kunt u zich afmelden door op de link te klikken: 'ABN AMRO Boekhouden opzeggen'.

test1
icoon

De verschillende tabs van het programma

In het dashboard ziet u aan de rechterkant de tab 'Meer'. Hieronder vindt u 'Instellingen'.

In Instellingen vindt u de tabs voor:

  • mijn bedrijf
  • mijn account
  • administratie
  • factuur

Hier kunt u alle gegevens invullen of wijzigen van de betreffende onderdelen.

Op het dashboard ziet u naast het veld 'Factuur maken' 2 tekens staan. Deze geven de acties en meldingen weer.

Onder 'Bestanden' kunt u zien of een bestand is verwerkt, nog in het proces van verwerking is of is afgekeurd. Hier kunt u de tabs zien: 'Alle', 'Upload', 'Afgekeurd', 'Verwerkt'. 

  • Bij 'Upload' staan de door u gescande documenten die automatisch worden verwerkt.
  • Bij 'Alle' staan de door u geüploade documenten én de door u aangemaakte facturen.
  • Bij 'Afgekeurd' staat welke bon(nen) niet goed door de scan zijn gekomen. Hier moet u kijken of u de bon handmatig invoert of nogmaals probeert te scannen.
  • Bij 'Verwerkt' staan alle verwerkte transacties.

Als de documenten zijn verwerkt, worden de goedgekeurde documenten in de tab 'Uitgaven' of 'Inkomsten' gezet waar ze gekoppeld worden (zijn) aan de de transacties.

AFGEKEURD:

Een afkeuring kan verschillende redenen hebben. Een aantal voorbeelden daarvan zijn:

  • Datum bon/factuur vorig boekjaar
  • Dubbele facturen
  • Geen factuur (maar een foto of ander plaatje)
  • Een verkoopfactuur als inkoopfactuur (of andersom)
  • Een salesfactuur geladen als purchase factuur (of andersom)

De melding hiervoor komt in het rood: Actie vereist / dubbele / Purchase invoice upload.

Op dit moment is het nog niet mogelijk de documenten uit deze lijst te verwijderen.

Het verwerkingsproces van de geüploade documenten in 'Bestanden' is ongeveer 24 uur (tijdens werkdagen). Daarna zijn ze te vinden onder 'Uitgaven' of 'Inkomsten'.   

Hier verschijnen alle banktransacties. U kunt filteren op de 4 mogelijkheden. Hier kunt u zien welke transacties zijn gekoppeld of nog gekoppeld moeten worden.

Hier kunt u de contactgegevens invoeren van uw klanten (bedrijven), particulieren en suppliers (leveranciers). Als u deze de eerste keer volledig invult, heeft u er geen omkijken meer naar, behalve bij eventuele wijzigingen. Het mailadres in het veld 'Bedrijfsgegevens' wordt gebruikt als standaard mailadres waar de facturen naartoe worden gemaild, tenzij het veld 'Contactgegevens' is ingevuld. Als daar (ook) een mailadres staat van de contactpersoon, wordt als ontvanger van de factuur automatisch dit mailadres genomen.

Hier ziet u de opgemaakte verkoopfacturen. U kunt filteren op 'Alle', 'Ontvangen', 'Te Ontvangen' en 'Concept'. Als een factuur is betaald, staat daar de melding 'Ontvangen'. Via de dropdown 'Factuur maken' kunt u kiezen tussen 3 acties:

  • 'Bon uploaden': dan kiest u een PDF, JPG, of PNG bestand uit uw documenten. U kiest vervolgens voor Verkoop of Aankoop en Upload File.
  • 'Factuur maken': kies (of voeg toe) een contact. De drie meestgebruikte klanten worden in de velden getoond.
    - Kies voor normale factuur of credit.
    - Vul de daaropvolgende velden in (kies of pas aan indien gewenst).
    - Vul de regels in waarbij u moet opletten op het BTW veld.
    - Voeg eventueel een bijlage toe. Let op:  als u de bijlage bekijkt als PDF of opslaat als concept wordt de bijlage niet getoond
    - Kies tussen opslaan – bewaar als concept – bekijk PDF voorbeeld.
    - Na opslaan kunt u de factuur direct verzenden. U kunt dit ook op een later moment doen. Het systeem geeft aan of een factuur al is verzonden of niet. Dat is duidelijk te zien.
  • 'Voeg contact toe'. Hier kunt u een contact toevoegen.

Hier ziet u de opgemaakte aankoopfacturen en bonnen. U kunt filteren op 'Alle', 'Betaald', 'Te Betalen'. Als een factuur is betaald, staat daar de melding 'Ontvangen'. Via de dropdown 'Bon Uploaden' kunt u kiezen tussen 3 acties:

  • 'Bon uploaden': dan kiest u een PDF, JPG, of PNG bestand uit uw documenten. U kiest vervolgens voor Verkoop of Aankoop en Upload File.
  • 'Inkoop opvoeren':
    - Kies een contact of voeg deze toe.
    - Kies voor normale factuur of credit.
    - Vul de daaropvolgende velden in (kies of pas aan indien gewenst).
    - Vul de regels in waarbij u moet opletten op het BTW veld.
    - Voeg eventueel een bijlage toe
    - Kies tussen opslaan – bewaar als concept – bekijk PDF voorbeeld.
  •  'Voeg contact toe'. Hier kunt u een contact toevoegen.

Onder de tab 'Meer' vindt u 'Rapportages'. Hier kunt u diverse rapportages bekijken. Op termijn kunnen deze bestanden ook geëxporteerd worden.

Jaarafsluiting en beginbalans

Let op: deze nieuwe functie is alleen beschikbaar voor desktop (nog niet in de app).

In een nieuw kalenderjaar is het wenselijk om het oude jaar boekhoudkundig af te sluiten. U moet uw jaarresultaten correct vastleggen, zodat u deze kunt gebruiken voor de aangifte van de Inkomsten Belasting (IB). Daarnaast zorgt u ervoor dat de boekhouding in het nieuwe jaar goed begint.

Jaar afsluiten
De functie om het jaar af te sluiten vindt u onder de menukeuze 'Meer > Instellingen > Administratie'. U ziet hier een aantal jaren, waarvan er één gereed is om te worden afgesloten. Bij de jaren die nog niet kunnen worden afgesloten, ziet u dat de knop 'Verwerken' lichter van kleur is en niet klikbaar.

Jaar afsluiten

Automatische controles
Als u drukt op de knop 'Verwerken', dan verschijnt een scherm met een aantal controles:

  1. Zijn alle bestanden verwerkt?
  2. Zijn alle transacties gekoppeld?
  3. Is de Beginbalans afgerond?
  4. Zijn alle btw-aangiftes vastgelegd?

Als één of meerdere controles op orde zijn, dan staat er een vinkje voor. Zo niet, dan is het noodzakelijk om deze acties eerst af te ronden.

Eigen controles
Zoals bekend bent u zelf verantwoordelijk voor de juistheid en volledigheid van uw administratie. Daarom is ons advies om een boekhouder of een accountant te vragen de boekhouding te laten controleren voor de jaarafsluiting, in ieder geval voor de onderstaande punten:

  1. Het is belangrijk dat btw-aangiftes zoals vastgelegd in Boekhouden van ABN AMRO overeenkomen met dat wat u eerder hebt doorgegeven aan de Belastingdienst. Is dat niet het geval, dan kunt u de aangifte in Boekhouden van ABN AMRO aanpassen.
  2. Overboekingen van of naar zakelijke spaarrekeningen worden niet geboekt als kosten maar als 'kruisposten'. Hiervoor moet een boeking worden gemaakt in het Memoriaalboek (onder menukeuze 'Meer > Memoriaal').
  3. Salaris vanuit uw BV kunt u boeken als memoriaalboeking.
  4. Betaalde of ontvangen IB of ZvW kunt u boeken als privé, dus niet als omzet of kosten. Ga hiervoor naar de desbetreffende transacties en kies de knop 'Koppelen'.
  5. Heeft u geld betaald of ontvangen voor de btw? Zorg dan dat de btw-aangifte is gekoppeld aan de desbetreffende transactie(s).
  6. Zakelijke kilometers met uw privé auto kunt u voor € 0,19 per zakelijke kilometer declareren aan uw onderneming volgens de regels van de Belastingdienst.
  7. Heeft u een auto op naam van de zaak gehad? Check of de kosten zijn geboekt op 'Autokosten' en maak eventueel een memoriaalboeking voor het privégebruik van uw auto, volgens de regels van de Belastingdienst.
  8. Voor afschrijvingen van investeringen die op de balans staan, maakt u ook een Memoriaalboeking, uiteraard ook volgens de regels van de Belastingdienst.
  9. Let op dat de kosten van zakelijke leningen (inclusief financial lease) als zodanig zijn geboekt, en dus niet als kosten.

Is de boekhouding gereed om af te sluiten, dan ziet u Stap 2: de boeking(en) voor de jaarafsluiting. Als u het eens bent met deze boekingen, drukt u op de knop 'Resultaat verwerken'. Dan worden de boekingen gemaakt. Als dat is gelukt, komt de knop 'Boekjaar sluiten' beschikbaar.

Eigen controles

Een afgesloten jaar wordt geblokkeerd
Een afgesloten jaar wordt geblokkeerd in Boekhouden van ABN AMRO. U kunt dan geen wijzigingen meer doorvoeren in dat jaar. Is dat om de een of andere reden toch noodzakelijk, dan kunt u het jaar weer heropenen.

De beginbalans is letterlijk de balans bij de start van een nieuwe administratie, dus een momentopname van de bezittingen en schulden op dat moment. Het doel van de beginbalans is om te zorgen dat gegevens in de nieuwe administratie compleet zijn; dit is vooral van belang voor een goed inzicht in de werkelijke situatie en voor de jaarafsluiting.

Beginbalans opvoeren
De beginbalans is uitsluitend te vinden op de beveiligde website, dus niet in de mobiele app, onder menukeuze 'Meer > Rapportages'. U vindt daar onderstaande scherm:

Beginbalans opvoeren

De beginbalans biedt grofweg drie opties:

  1. Crediteuren / Inkoopfacturen toevoegen
  2. Debiteuren / Verkoopfacturen toevoegen
  3. Een andere regel toevoegen op de Beginbalans

Hieronder vindt u een korte toelichting.

Crediteuren opvoeren
Als u klikt op Bewerken rechts en dan het knopje + crediteuren, dan opent een nieuw scherm (zie hieronder). Hier kunt u de Inkoopfacturen opvoeren van vóór de startdatum van uw administratie, zodat we weten hoe veel kosten er nog open staan.

Een paar belangrijke aandachtspunten:

  1. Het is belangrijk dat u uitsluitend de openstaande Inkoopfacturen opvoert. Dus uitsluitend de facturen met een factuurdatum vóór de startdatum in Boekhouden van ABN AMRO en een betaaldatum ná die startdatum. De startdatum van uw administratie kunt u vinden onder 'Instellingen > Administratie'.
  2. Alvorens u Inkoopfacturen opvoert, dient u eerst de desbetreffende relaties op te voeren onder Contacten. Voor Crediteuren voert u de Leveranciers op.
  3. Het is aan te bevelen om in één keer alle openstaande Inkoopfacturen op te voeren. U kunt er ook voor kiezen om één leverancier 'Leveranciers Beginbalans' te maken en daar in één keer alle facturen op te boeken.

Voeg aankopen toe

Debiteuren opvoeren
Het opvoeren van Debiteuren (dus uw eigen Verkoopfacturen) werkt hetzelfde als het opvoeren van de Crediteuren (zie hierboven). Enige verschil is uiteraard dat u als 'Relatie' een klant selecteert in plaats van een leverancier.

Overige posten opvoeren
Zoals aangegeven is het de bedoeling dat u alle schulden en bezittingen opvoert die u had bij de start van uw administratie in Boekhouden van ABN AMRO. Behalve de openstaande Inkoop- en Verkoopfacturen, die als losse posten worden opgevoerd, kunt u denken aan saldi op Bankrekeningen, Schulden en Onroerend Goed. Opvoeren en aanpassen van deze posten is eenvoudig: U klikt op '+Toevoegen' onderaan de Beginbalans, selecteert de juiste gegevens en slaat de post weer op.

Alles over transacties en het koppelen aan uitgaven/inkomsten

U heeft een verkoopfactuur, maar die is gecrediteerd (geheel of gedeeltelijk). Deze kunt u daarna koppelen aan de initiële factuur.

  • Ga naar de betreffende creditnota (via de tab 'Uitgaven').
  • Selecteer de creditnota.
  • Klik op 'Matchen > Overige > Bon of factuur koppelen'.
  • Selecteer de factuur waaraan deze bon moet worden gekoppeld.
  • Als het een deelverrekening is van de factuur (dus deel maar gecrediteerd) kan via transacties het verschil worden gekoppeld.

Momenteel gebeurt het matchen op basis van de IBAN-rekening, de naam van de tegenpartij, het tijdstip van de betaling (indien aankoopbon), het bedrag en de beschrijving. Als het systeem er niet in slaagt een betaling met een van uw facturen of aankoopbonnen te matchen, zal u deze factuur of aankoopbon handmatig kunnen matchen.

Het systeem leest zelf uit of de bon/factuur een credit nota is. U kunt de bon/factuur gewoon uploaden en aangeven of een het een Aankoop of Verkoop betreft (los van debit of credit dus). In het scanproces wordt de credit op de juiste manier verwerkt en zal als credit worden geboekt.

Kijk ook bij: Het koppelen van de credit voor inkoop aan de inkoopfactuur.

U heeft een factuur gemaakt maar die moet worden gecrediteerd (geheel of gedeeltelijk). Deze kunt u daarna koppelen aan de initiële factuur.

  • Ga naar de creditnota (via filter 'te ontvangen'). 
  • Selecteer de creditnota.
  • Klik op 'Matchen > Overige > 'Bon of factuur koppelen'.
  • Selecteer daar de factuur waaraan deze bon moet worden gekoppeld.
  • Als het een deelverrekening is van de factuur (dus een deel maar gecrediteerd) kan via transacties het verschil worden gekoppeld.

U heeft 2 rekeningen in het programma. Een depositorekening en een lopende rekening. Een interne overboeking van uw ene rekening naar uw andere rekening kan het beste worden verwerkt door beide transacties te koppelen.

Dit gaat als volgt:

  • Open 1 van de transacties
  • Kies 'Te koppelen > Overig > Transacties (Bijschrijving)'
  • Kies de betreffende transactie (klik de juiste bankrekening aan om de transacties te zien)
  • Bevestig

Beide transacties staan nu gekoppeld en verantwoord in de banktransacties.

Het kan gebeuren dat de koppeling tussen een bestand en de transactie niet automatisch is gemaakt. Dan staan het aangeleverde bestand en de transactie nog los van elkaar.

Deze kan je zelf handmatig koppelen door onderstaande stappen te volgen:

Vanuit de Transactie

  • Ga naar 'Transacties'.
  • Klik op de betreffende transactie.
  • Klik op 'Te koppelen' (rechts onderin het scherm).
  • Kies 'Bon of Factuur koppelen'.
  • Kies de desbetreffende transactie.
  • Klik onderin het scherm op 'Opslaan'.

Vanuit de geüploade bon of factuur

  • Ga naar de tab 'Inkomsten' of 'Uitgaven'.
  • Klik op de betreffende bon of factuur.
  • Kies rechts onderin het scherm op 'Match betaling'.
  • Kies 'Transacties'.
  • Kies de desbetreffende transactie.
  • Klik onderin het scherm op 'Opslaan'.
Soms wordt in het systeem de term 'Matchen' gebruikt en soms 'Koppelen'. Het gaat om dezelfde actie.
 
Als de aankoopbon/factuur is gekoppeld aan een banktransactie zal deze in de tab 'Uitgaven' worden gezien als betaald. Als u op de gekoppelde factuur klikt ziet u de details hiervan. Rechtsonderin staat in de tab 'Verantwoorden' de gekoppelde transactie. Wilt u deze ongedaan maken? Dat kan door op het prullenbakje te klikken. De koppeling is daarna ongedaan en de bon staat weer op 'te koppelen'. Ook de banktransactie staat op 'te koppelen'. 

Als uw factuur in meerdere keren werd betaald en/of op verschillende manieren, is het mogelijk om een factuur met verschillende transacties te matchen. U kunt doorgaan met koppelen totdat het factuurbedrag is bereikt. Het omgekeerde is ook mogelijk: het koppelen van meerdere facturen aan één transactie.

Niet alle transacties worden gekoppeld aan een bon of factuur omdat dat niet altijd nodig is (denk bijvoorbeeld aan belasting). U kunt deze transacties handmatig koppelen aan diverse grootboekrekeningen. -

  • Klik op de betreffende transactie.
  • Klik op 'te koppelen' (rechts onderin het scherm).
  • Kies voor 'privé' (als dat het geval is) of voor 'overige'.
  • Kies de juiste grootboekrekening > 'opslaan'.

Als u voor een verkoopactiviteit contant geld ontvangt zal dit op de juiste manier moeten worden verwerkt. Het is tenslotte een zakelijke betaling. U zal hiervoor een verkoopfactuur moeten opmaken en daarop vermelden waarvoor u het geld heeft ontvangen. Tip: u kunt op de factuur de zin 'Reeds Contant Voldaan' vermelden.

Voorbeeld: 1 dagdeel arbeid à € 200 + 21% BTW = € 242,00

Deze factuur hoeft u niet naar de klant te sturen, maar is wel nodig voor de eigen administratie. Vervolgens zijn er twee manieren om deze te verwerken:

  1. Stort het contante geld op uw rekening.
    In dit geval komt er een (+) transactie. Deze kunt u koppelen aan de gemaakte verkoopfactuur.
  2. U houdt het contante geld. In dit geval gaat u naar:
    - De tab 'Inkomsten'.
    - Selecteer de juiste verkoopfactuur.
    - Rechtsonder in het scherm klikt op 'Matchen'.
    - Kies hier voor 'Privé ontvangen'. U kunt hier een opmerking plaatsen indien gewenst. Let op mogelijke fiscale consequenties.
    - Klik daarna op 'Opslaan'.

Als u fooi heeft gegeven in een restaurant en dit in ABN AMRO Boekhouden wilt verwerken kunt u het verschil bij de transactie het beste verwerken als een betalingsverschil. 

  • Ga naar de tab ‘Transacties’. 
  • Klik op de transactie van de horeca-uitgave.
  • Klik op ‘Te koppelen’. 
  • Nadat deze zijn gekoppeld staat er bij de transactie ‘Betalingsverschil’. 
  • Hier kunt u kiezen voor ‘Betalingsverschil accepteren’. 
  • De transactie is nu volledig gekoppeld met de horeca-uitgave en wordt op de juiste manier verwerkt.

De btw van horecabonnen (representatiekosten) is niet aftrekbaar volgens de belastingdienst. Daarom wordt het volledige bedrag als kosten geboekt.

Om dit te verwerken is het belangrijk om te weten of het een zakelijke creditcard is of een privé creditcard. Als het een privé creditcard is, kunt u deze bank transactie als 'Privé' verwerken. 

Via de tab 'Transactie'> klik op de transactie > klik op match betaling > kies optie 'Privé' en klik opslaan. U bent in dat geval klaar.

Als het een zakelijke creditcard is, wordt er uiteindelijk een betaling gedaan van de zakelijke rekening om de creditcard af te lossen. Deze betaling komt te staan in de tab 'Transacties'. De specifieke uitgaven horen aan de aflossingstransactie van de bankrekening te worden gekoppeld. U zult dus alle bonnen ter verantwoording van deze uitgaven moeten uploaden voor verwerking en dan handmatig koppelen aan de transactie. U kunt op deze manier de volledige transactie van de creditcard verantwoorden. Uw bonnen worden op correcte wijze verwerkt in de btw-aangifte (indien van toepassing op de uitgave). Mocht er een verschil overblijven doordat er een betalingsverschil is kunt u deze koppelen aan 'betalingsverschil'.

Is er een verschil doordat u een deel als privé heeft uitgegeven? Dan kunt u dat bedrag handmatig koppelen aan 'privé'. Het maandelijkse overzicht van de creditcard kunt u niet uploaden want deze zal worden afgekeurd door het systeem. Als er een bankrekening is gekoppeld aan de creditcard die niet in het systeem bekend is vragen we u contact met ons op te nemen om een passende oplossing te vinden.

Verkoopfacturen en inkoopbonnen met een datum in een vorig jaar horen op de beginbalans (tenzij je bedrijf net gestart is). Echter is deze functionaliteit nog niet beschikbaar in ABN Boekhouden. U heeft op dit moment 2 opties om het te verwerken, namelijk:

  1. Vooralsnog laat u de transactie staan op 'te koppelen'.
  2. U kunt de transactie tijdelijk wegboeken op de grootboekrekening 'verrekeningen'. Dit kan u doen via de tab 'Transacties' > klik op de transactie > 'Te koppelen > Overige  > Boek als'  > kies grootboekrekening 'verrekeningen' en kies 'opslaan'.

Zodra de beginbalans beschikbaar is, zal ABN AMRO Boekhouden u op de hoogte brengen. Hierna kunt u een koppeling maken met een verkoopfactuur/inkoopbon uit vorig jaar.

Ja, dat is mogelijk. Indien uw factuur in meerdere keren werd betaald en/of op verschillende wijzen, is het mogelijk om een factuur met verschillende transacties te matchen.

Verkoopfacturen en inkoopbonnen met een datum in een vorig jaar horen op de beginbalans (tenzij je bedrijf net gestart is). Echter is deze functionaliteit nog niet beschikbaar in ABN Boekhouden. U heeft op dit moment 2 opties om het te verwerken, namelijk:

  1. Vooralsnog laat u de transactie staan op 'te koppelen'.
  2. U kunt de transactie tijdelijk wegboeken op de grootboekrekening 'verrekeningen'. Dit kan u doen via de tab 'Transacties > klik op de transactie > 'te koppelen > Overige > Boek als' > kies grootboekrekening 'verrekeningen' en kies opslaan.

Zodra de beginbalans beschikbaar is zal ABN AMRO Boekhouden u op de hoogte brengen. Hierna kunt u een koppeling maken met een verkoopfactuur/inkoopbon uit vorig jaar.

Als u een inkoopbon/inkoopfactuur uploadt in het systeem is deze reeds betaald of moet deze nog betaald worden.

  • Reeds betaald: dat kan via pin, cash of overschrijving gedaan zijn. Dan wordt automatisch na goede verwerking van de geüploade bon de bedragen aan elkaar gekoppeld en ook als gekoppeld worden weergegeven.
  • Nog te betalen: dan zult u zelf (pro-actief) de opdracht tot betaling moeten uitvoeren in uw ABN AMRO omgeving. Op het moment dat deze is verwerkt op de bankrekening zal deze worden gekoppeld aan het juiste inkoopbedrag.

Credittransacties zijn te vinden onder de tab 'Transacties', mits activering van het correcte filter.

Debettransacties zijn te vinden onder de tab 'Transacties', mits activering van het correcte filter.

Volgens de Belastingdienst is de aanschaf van bedrijfsmiddelen boven de € 450 een investering. Indien een bedrijfsmiddel meer dan € 450 kost, zal het geboekt worden als een bedrijfsmiddel. Indien de aanschafwaarde van het bedrijfsmiddel onder de € 450 ligt, wordt de aankoop als kosten verwerkt.

Als u de inkomstenbelasting of de inkomensafhankelijke bijdrage Zvw betaalt van de zakelijke rekening moet u de transactie te koppelen als een privé-opname. De inkomstenbelasting en inkomensafhankelijke bijdrage Zvw vallen namelijk niet onder bedrijfskosten.

De betalingskorting van de Belastingdienst is van toepassing op de inkomstenbelasting en vennootschapsbelasting. Beide soorten belasting hebben een ander soort verwerking in ABN AMRO Boekhouden. U hoeft de documenten van de Belastingdienst niet te laden in het programma omdat dit geen aan- of verkoopfacturen zijn. Alleen de transacties kunnen als volgt verwerkt worden:

  • Voor de inkomstenbelasting gaat u naar de transactie.
  • Klik op 'te koppelen' in het menu.
  • Kies daarna de optie privé-opname te boeken als u geld aan de Belastingdienst moet betalen en privéstorting indien u geld terugkrijgt. 
Daarna bent u klaar met de verwerking. 
  • Voor de vennootschapsbelasting moet u de transactie wegboeken door naar de transactie te gaan.
  • Klik op 'te koppelen' in het menu.
  • Kies daarna de optie op 'Boek als' en selecteer de grootboekrekening 'te betalen vennootschapsbelasting' en vervolgens kiest u 'opslaan'.

De verwerking van de bonnen is 100%. U hoeft daar geen zaken meer handmatig aan toe te voegen. Door Robotic Processing en een menselijke check is de kwaliteit van de boekingen zeer hoog.

Voor een koppeling is een transactie én een bon/factuur nodig. Deze moeten worden aangemaakt of geüpload in het systeem en worden goedgekeurd. Als de documenten zijn verwerkt, worden ze automatisch gekoppeld aan een transactie als de diverse checks kloppen zoals datum, bedrag, referentie nummer etc. Dan komt in het groen de melding 'gekoppeld'. Als de melding 'te koppelen' verschijnt, kunnen er verschillende oorzaken zijn:

  • Het automatisch koppelen is niet gelukt. Dan kunt u handmatig koppelen. 
  • De transactie is nog niet binnen op uw bankrekening en het koppelen zal op een later tijdstip gebeuren. 
  • De transactie is binnen maar er is nog geen bon/factuur aangemaakt door u. Creëer of upload de factuur/bon voor de betreffende transactie.

Alles over facturen

Om een factuur aan te maken, klikt u op in de tab 'Inkomsten' op 'Factuur Maken' bovenaan rechts en voert u de nodige gegevens in.

Dat kan. Voordat u uw factuur opslaat, kunt u deze eerst bekijken door op de knop 'Bekijk als PDF' te drukken onderin het formulier.

Zodra de betaling van een factuur op uw rekening staat, tracht onze tool deze te matchen met een van de aankoopbonnen of aangemaakte/geïmporteerde facturen. Als er een match is gemaakt, ontvangt u een bericht met de bevestiging dat een factuur betaald is.

Als we er niet in slagen de betaling met een van uw facturen of aankoopbonnen te matchen, zal u deze factuur/aankoopbon handmatig kunnen koppelen. Zie ook de vraag 'Hoe koppel/match ik een bestand en transactie handmatig aan elkaar?'.

Het systeem nummert automatisch uw facturen, het is nog niet mogelijk om een gepersonaliseerd systeem van nummering of verwijzing te gebruiken.

Als u in de tab 'Inkomsten' een factuur opent ziet u rechts onderin de velden staan met mogelijke acties.

  • Staat er 'Factuur versturen' (donkergroen veld)? Dan is deze nog niet verstuurd en zal dat nog moeten worden gedaan.
  • Staat er 'Herinnering sturen'? Dan is de factuur reeds verstuurd.

Als u een factuur heeft aangemaakt, heeft u na het 'bevestigen en opslaan' de mogelijkheid deze factuur meteen te versturen aan uw klant. U kunt er ook voor kiezen deze later te versturen, maar u zult dan zelf de actie moeten nemen om dit te doen.

Open de factuur (in de tab 'Inkomsten') en u ziet rechts onderin 'factuur versturen' nog in het donkergroen. Klik hierop en volg de stappen voor het verzenden.

U heeft uw standaardtaal al ingevoerd bij de tab 'Instellingen > Mijn Account'. U kunt kiezen uit Nederlands of Engels.

Wilt u eenmalig een factuur in een andere taal opmaken? Dat kan eenvoudig door bij de opmaak van de factuur de taal te wijzigen. 

Op uw dashboard is een veld waar de 'Top 5' klanten worden vermeld.

Bij het aanmaken van een nieuwe factuur staan de top 3 klanten in een apart veld voor een snelle keuze. Als u een andere klant wilt factureren kiest u voor het veld 'zoeken' of klik op 'andere contacten'.

Als een nieuwe klant wordt gefactureerd, kunt u deze ook hier aanmaken door op 'voeg contact toe' te klikken. 

Als u in het contactpersonenboek het e-mailadres heeft opgegeven, zal dit automatisch in de e-mail worden toegevoegd op het moment dat u de factuur verstuurt. U kunt handmatig andere adressen toevoegen die niet in uw lijst van contactpersonen zijn opgenomen.

Het is nog niet mogelijk om een bestaande lijst te importeren.

Bij het aanmaken van de (nieuwe) klanten en leveranciers, raden wij u aan de gegevens zo volledig mogelijk in te vullen, inclusief mail adres. Dit mail adres wordt namelijk gebruikt als u uw facturen wilt opsturen via het systeem.

In de tab 'Inkomsten' kiest u de betreffende factuur en klikt hierop om te openen.

Rechts onderin ziet u de knop 'Crediteren'. Als u hierop klikt, komt er een scherm met 'Selecteer de factuurdatum en de creditfactuur wordt automatisch voor u aangemaakt'. Hier kunt u nogmaals kiezen voor JA of NEE.

  • Bij JA komt u in de factuur waarbij u de gewenste gegevens kunt aanpassen. Daarna heeft u rechts onderin de keuze tussen 'verwijderen - bekijk als PDF - opslaan als concept - factuur maken en opslaan'. Als kiest voor 'factuur opslaan' komt u in het scherm waarbij de factuur definitief is gemaakt en kunt u direct de creditnota versturen.

Kijk bij: koppelen van creditnota aan de verkoopfactuur voor deze uitleg.

Klik op 'Nieuwe factuur' bovenaan rechts en vink het vakje 'credit' aan in plaats van 'Normaal'. Vul de velden in zoals gewoonlijk.

Bij het tabblad 'Inkomsten' kiest u 'te ontvangen'. Hier staat een lijst met facturen verdeeld in:

  • te ontvangen
  • te laat ontvangen

Als u op de facturen klikt, ziet u de details van de facturen, wat de betaaldatum, en hoeveel dagen nog tot de verwachte betaling of hoeveel dagen de klant te laat is met de betaling.

Ja, dat kan. U kunt te altijd een betalingsherinnering sturen. Tip: in het veld van 'onderwerp' en 'bericht' kunt u vermelden dat het om een betalingsherinnering gaat.

Wanneer u een factuur aanmaakt, heeft u de mogelijkheid om deze als concept of als definitieve factuur te registreren.

U vindt de conceptfacturen onder de tab 'Inkomsten' – 'Concept' en de definitieve facturen onder de tab 'Inkomsten > Facturen'. Bij het opslaan van de facturen kunt u kiezen uit:

  • Opslaan als Concept. (in concepten)
  • Factuur maken en opslaan (definitief)

Deze kunt u meteen versturen naar de klant of terugvinden bij de tab: 'Inkomsten > Facturen'

Let op: als u een bijlage heeft toegevoegd, wordt deze in de conceptversie niet opgeslagen en moet u deze bij het definitief versturen nogmaals toevoegen.

U kunt een bijlage aan de factuur toevoegen, maar deze wordt alleen verwerkt als bijlage aan de factuur na het opslaan (definitief maken) van de factuur. 

In de concept (draft) versie wordt de bijlage niet opgeslagen.

Let op:
Bijlages in het format PDF en JPG zullen bij de definitieve factuur zichtbaar zijn in het systeem.
Bijlages in het format Excel en Word zijn niet zichtbaar in het systeem. U ziet wel de melding 'bijlage' in de definitieve factuur maar deze is niet te openen. Als u de factuur opstuurt, wordt de bijlage wel verstuurd.

Ja, dit is mogelijk. Klik eerst op 'Factuur maken' rechtsboven op uw scherm en maak de factuur aan met alle gegevens. Onderaan ziet u een veld 'Een bijlage toevoegen'.

U kunt een bijlage aan de factuur toevoegen, maar deze wordt alleen verwerkt als bijlage aan de factuur na het opslaan (definitief maken) van de factuur. In de conceptversie wordt de bijlage niet opgeslagen.

Let op:
Bijlages in het format PDF en JPG zullen bij de definitieve factuur zichtbaar zijn in het systeem.
Bijlages in het format Excel en Word zijn niet zichtbaar in het systeem. U ziet wel de melding "bijlage" in de definitieve factuur maar deze is niet te openen. Als u de factuur opstuurt wordt de bijlage wel verstuurd.

U kunt uw verkoopfactuur personaliseren. U heeft de keuze uit 3 factuursjablonen. Hier kunt u uw logo toevoegen, kleur en lettertype aanpassen. Ga naar de tab 'Meer > Instellingen'. Kies 'Factuur > wijzigen'.

  1. In het eerste veld ziet u:

    - Betaalcondities
    - Taal
    - Onderschrift (de tekst die u hier zet is op elke factuur te zien maar kan per factuur worden aangepast/verwijderd als u de factuur maakt)
    - Voor- en achtervoegsel van het factuurnummer.
  2. In het tweede veld 'Algemene Voorwaarden' kunt u uw Algemene Voorwaarden toevoegen die dan bij elke factuur automatisch worden meegestuurd.
  3. In het derde veld heeft u de mogelijkheid om uw factuur te personaliseren. Kies voor ‘wijzig Template’, kies het sjabloon en eventueel tekstkleur en lettertype. Vergeet niet op 'Opslaan' te klikken als u klaar bent.
  4. In het vierde veld 'e-mail' kunt u een tekst invoeren die standaard bij de e-mail wordt gevoegd op het moment dat u deze naar uw relatie stuurt. De tekst die u hier zet is op elke factuur te zien maar kan per factuur worden aangepast/verwijderd als u de factuur maakt.

Vergeet niet rechts onderin op "OPSLAAN" te klikken als u deze pagina verlaat na de wijzigingen.