Welke zakelijke kosten zijn fiscaal aftrekbaar?

Zakelijke kosten zijn uitgaven die je maakt voor je onderneming. Zonder een bedrijf zou je deze kosten niet hebben. Deze kosten kan je in principe aftrekken van je belastbare winst. Hierdoor betaal je minder belasting. Toch zijn niet alle kosten (helemaal) aftrekbaar.

Het is belangrijk om alle bonnen en facturen van je zakelijke aankopen te bewaren als bewijs dat deze kosten zijn gemaakt. De kosten trek je af zonder de btw die je in rekening hebt gebracht. Die vraag je terug via je btw-aangifte. Als je geen recht hebt op btw-aftrek, trek je de kosten inclusief btw af.

Ondernemers met een eenmanszaak of vof hebben ook recht op allerlei belastingvoordelen. Over deze aftrekposten en vrijstellingen lees je hier meer.

Hieronder geven we een paar voorbeelden van aftrekbare kosten.

• Huur- en kantoorkosten: huur van een kantoor of werkruimte
• Kantoorbenodigdheden: hier valt de inrichting van je kantoor onder, zoals het kantoormeubilair, je zakelijke telefoon, computer of laptop en printer
• Marketingkosten: bijvoorbeeld je website en promotiemateriaal
• Opstartkosten: zoals marktonderzoek en ingewonnen advies
• Zakelijke reiskosten: openbaar vervoer, taxi en vliegtuig
• Werkkleding: kleding die je alleen draagt voor je onderneming, zoals een uniform of overall. Of kleding met een beeldmerk dat verwijst naar je onderneming. Dit logo moet een grootte hebben van 70cm2 (zoals een logo van 10 bij 7 cm).
• Studiekosten: opleidingen en vakliteratuur om je vakkennis op peil te houden
• Administratiekosten: denk hierbij aan de kosten voor je accountant, boekhouder en het boekhoudpakket
• Bankkosten en verzekeringen: kosten voor zakelijke bankrekeningen en verzekeringen zoals een beroepsaansprakelijkheidsverzekering

Sommige kosten zijn zowel zakelijk als persoonlijk. Alleen het zakelijke deel van deze kosten is aftrekbaar. Voorbeelden hiervan zijn:

• Autokosten: als je je eigen auto zakelijk gebruikt, is een vast bedrag van € 0,23 per kilometer aftrekbaar. Rijd je in een auto van de zaak en gebruik je die auto ook privé? Dan moet je daarvoor een bedrag bij de winst tellen. De hoogte van die bijtelling is afhankelijk van de cataloguswaarde, de CO2-uitstoot en wanneer de auto voor het eerst is toegelaten op de weg. Als je privé niet meer dan 500 kilometer per jaar rijdt, hoef je niets bij te tellen. Je moet hiervoor wel een volledige (sluitende) rittenregistratie bijhouden.
• Telefonie en internet: alleen de kosten voor zakelijk gebruik zijn aftrekbaar
• Werkruimte in eigen woning: de kosten van een kantoorruimte aan huis zijn aftrekbaar, maar er gelden wel een paar voorwaarden . Soms heb je een keuze. Vraag de hulp in van een expert bij het maken van je keuze.
• Representatie, congressen, seminars, studiereizen: denk aan de kosten van recepties. Ook relatiegeschenken vallen onder 'representatie'. Deze kosten zijn gedeeltelijk aftrekbaar. Je mag kiezen:
  • de representatiekosten boven een drempel van € 5.700 (2025) in zijn geheel aftrekken of
  • 80% van de representatie aftrekken. 
    Voor de reis- en verblijfskosten mag je maximaal € 1.500 aftrekken. Als het voor je werk noodzakelijk was om een congres en dergelijke bij te wonen, geldt dit maximum niet.
• Voedsel, drank en genotmiddelen: voorbeelden zijn zakenlunches en –diners. Deze kosten zijn gedeeltelijk aftrekbaar. Je mag kiezen:
  • de representatiekosten boven een drempel van € 5.700 (2025) in zijn geheel aftrekken of
  • 80% van de representatie aftrekken.

Niet alle uitgaven die je doet voor je onderneming, ziet de Belastingdienst als zakelijk. Deze zijn dus ook niet aftrekbaar. Voorbeelden hiervan zijn:

• Persoonlijke verzorging zoals kapper en schoonheidssalon: een verzorgde indruk kan je als ondernemer helpen, maar deze representatiekosten zijn niet aftrekbaar
• Kosten voor een rijbewijs A
• Kleding, kosten voor bijvoorbeeld een nette pantalon of overhemd worden niet beschouwd als werk of bedrijfskleding
• Geld- en verkeersboetes
• Algemene literatuur 

Als kosten aftrekbaar zijn, vraag je je misschien af of je ze in een keer kunt aftrekken of de aftrek moet verdelen over meerdere jaren. In het laatste geval hebben we het meestal over bedrijfsmiddelen, waarop je kunt afschrijven zoals gebouwen, machines, kantoormeubilair of een computer. Kosten die je in een keer kunt in aftrekken zijn bijvoorbeeld huur, vakliteratuur en zakelijke reiskosten.

Aftrekbare zakelijke kosten verlagen je belastbare winst en daardoor de belastingdruk. Houd een gedetailleerd overzicht bij van je zakelijke uitgaven en bewaar alle bonnen en facturen.

Hierboven staan de regelingen voor de belastingaftrek kort beschreven. Je kunt hier geen rechten aan ontlenen. Wil je advies? Bespreek met je fiscaal adviseur welke mogelijkheden je hebt .