Personeel binden en boeien

Elsbeth Nijhoff is medeoprichter van Dentiva, hét adviesorgaan binnen de mondzorg. Zij vertelt hoe ze dit probleem heeft opgelost. Haar team komt uit de mondzorg. Een mooi beginpunt om bestaande en nieuwe praktijken richting een duurzamer bestaan te begeleiden.

‘Het vinden en aannemen van nieuw personeel is op dit moment een van de grootste problemen’, vertelt Elsbeth. ‘Veel praktijken hebben nieuw personeel nodig, maar vinden het lastig om nieuwe mensen te vinden. Ik zie dat er een soort nonchalance bij sollicitanten is. Steeds vaker denken praktijken van start te kunnen met een nieuwe collega, die dan toch op het laatste moment de keuze op een andere praktijk laten vallen.’

Het tekort aan personeel heeft grote gevolgen voor praktijkhouders. Dat kan zelfs zover gaan dat mondzorgpraktijken met lege stoelen of kamers komen te zitten. Zij moeten het doen met minder bezetting en zijn hierdoor gedwongen ruimtes te sluiten. Elsbeth: ‘Dat betekent minder omzet, een verhoogde werkdruk bij het bestaande team en meer onrust bij het plannen van afspraken. Moet je het doen met minder stoelen, dan ga je op een gegeven moment hopen dat patiënten vaker afzeggen, zodat je kan schuiven met lange- en kortetermijnafspraken.’

Hoe pak je dit probleem aan en haal je wel de juiste mensen binnen? Elsbeth: ‘Praktijken zullen meer met nieuwe arbeidsvoorwaarden moeten gaan werken, bijvoorbeeld op het gebied van nascholing. Ook de salariseisen en wensen liggen nu hoger dan die van het huidige personeel. Dat maakt het extra lastig voor praktijkhouders. Want als je echt nieuwe, gekwalificeerde mensen nodig hebt, zul je daarin mee moeten gaan en daar de rest van je team ook in mee moeten nemen. Anders krijg je scheve verhoudingen. Dat is moeilijk, maar in deze tijd wel nodig. Werk hiervoor bijvoorbeeld met een salarishuis. Dan creëer je transparantie en worden de salarisschalen voor iedereen inzichtelijk. Dat kan helpen wanneer werknemers erg uiteenlopen over hun wensen.’

Het onlangs verschenen brancherapport ‘Mondzorg in beeld 2024’ spreekt over persoonlijk leiderschap wanneer het gaat over het kijken en luisteren naar het individu binnen het team. Het wordt in het rapport voorgesteld als middel voor het boeien en binden van personeel. Elsbeth deelt deze visie en ziet persoonlijk leiderschap als ‘leiderschap op maat’: ‘Je stemt jouw manier van leidinggeven af op de persoon die je voor je hebt. Bij verschillende karakters horen verschillende stijlen van leidinggeven. Iemand die onzeker is, geef je meer sturing dan iemand die alles al heel zelfstandig weet uit te voeren. Hierdoor zorg je dat je mensen zich gehoord voelen.’

Ze vult aan: ‘Nieuwe én bestaande teamleden bind je ook door goed te kijken en luisteren naar ieders behoeftes. Lang niet iedereen is hetzelfde, dus ga in gesprek en kijk wie je voor je hebt. Waar de één aangeeft verder te willen groeien, is de ander totaal tevreden met waar die zit. Breng ieder teamlid op persoonlijkheid in kaart en bedenk samen een ontwikkelplan. Daarnaast is de skills-matrix een mooie tool om in te zetten. Daarmee maak je inzichtelijk over welke vaardigheden je team beschikt en wie nog waarin wil doorgroeien. Vervolgens kun je teamleden aan elkaar koppelen zodat ze bepaalde vaardigheden aan elkaar kunnen leren en kunnen ontwikkelen. Bij inwerken en begeleiding van een nieuwe collega raden we ook aan dit te doen. Dit zorgt meteen voor een welkom gevoel.’

Naast het inspelen op ieders behoefte en het stimuleren van ontwikkeling is het volgens Elsbeth ook belangrijk sociale activiteiten in te zetten als bindmiddel voor je personeel. ‘Zorg ervoor dat je als team ook leuke uitjes en andere activiteiten doet. En wissel de mensen bij de uitvoering hiervan. Zo is het voor iedereen aantrekkelijk en krijg je als teamlid meer hart voor de zaak. Kortgeleden stimuleerde Dentiva bijvoorbeeld het team bij een praktijk om samen te werken aan het opknappen van de ontvangstruimte. De mensen die het leuk vonden hiermee aan de slag te gaan, kregen hiervoor een bepaald budget en gerichte voorwaarden om binnen de kaders te blijven. We lieten ze hier samen naar kijken. Het werkt goed om naast de standaard werkzaamheden ook bezig te zijn met dit soort andere zaken. Want op het moment dat je samen leuke dingen doet, wordt de communicatie opener en begin je elkaar beter te begrijpen. Dat zorgt voor verbinding en helpt bij het oplossen van mogelijke problemen.’

‘Begin met een team-tevredenheidsonderzoek,’ geeft Elsbeth praktijken mee. Hiermee breng je heel goed in kaart wat je collega’s van hun werk vinden en of ze zich voldoende gewaardeerd voelen. Stel daarbij open vragen. Waar krijgen je collega’s energie van en waar lopen ze tegenaan? Zo haal je als leidinggevende veel meer informatie naar boven. En ook heel belangrijk: doe vervolgens concreet iets met deze informatie.’

‘Blijf met elkaar in gesprek en plan voortgangs- en 10-minuten-gesprekken in. Zo ontstaat er voldoende ruimte om aan te geven waar je tegenaan loopt en problemen te voorkomen. Om te zorgen voor open communicatie is het ook aan te raden de dag met een dagstart te beginnen. Reserveer elke dag 5 minuten om door te nemen hoe iedereen ervoor staat. Dit is een mooi moment om met het team te bespreken welke punten die dag belangrijk zijn op het gebied van planning, patiënten, algemene praktijkzaken en persoonlijke situaties en meteen een stimulans om iedereen op tijd te laten beginnen. Het zijn de momenten waar begrip voor elkaar ontstaat en informatie naar bovenkomt, zonder dat er te veel over en weer hoeft te worden gepraat. Iedereen hoort op dat moment hetzelfde.’

‘Vergeet ten slotte het belang van inzicht in de patiënt-ervaring niet’, benadrukt Elsbeth. ‘Uit onderzoek onder patiënten komen naast praktische zaken, ook dingen naar voren die direct te maken hebben met het team. Hoe zorg je als team bijvoorbeeld dat patiënten zich optimaal op hun gemak voelen? Dentiva heeft een gastvrijheidstraining ontwikkeld waarmee je leert hoe je patiënten geruststelt en hoe je ervoor zorgt dat de sfeer in de praktijk prettig is. Zo creëer je een gastvrije praktijk en een happy team.’