Naar de navigatie Naar de inhoud

Zzp'ers en uitstelgedrag: de risico’s

Elke zzp’er heeft er weleens last van: uitstelgedrag. Als werkzaamheden moeilijk, te veel of niet leuk zijn,, dan is het verleidelijk om die voor u uit te schuiven. Maar dit brengt risico’s met zich mee. In dit artikel leggen we uit waar u op moet letten.

Het grote voordeel van zelfstandig ondernemerschap is voor sommigen ook een grote valkuil: er is niemand die over uw schouders meekijkt. Als zzp’er bent u zélf verantwoordelijk voor het opleveren van werkzaamheden, de facturatie en het nakomen van afspraken. Schiet u hierin vaak tekort dan heeft dit gevolgen, onder meer voor uw financiën.

Acquisitie

Als zzp’er bent u zelfstandig, maar niet onafhankelijk. U heeft opdrachtgevers nodig die zorgen voor uw inkomsten. Daarom moet u, vooral in de beginfase van uw onderneming, actief op zoek naar klanten. Dit kunt u doen door af te spreken met mensen uit uw netwerk, evenementen te bezoeken of bedrijven te benaderen. Blijft u dit voor u uit schuiven, omdat u het moeilijk of spannend vindt, dan is de kans aanwezig dat uw inkomsten (te) laag zullen blijven. Zonder klanten geen ondernemerschap. 

Acquisitie is investeren in de toekomst. Stel dat potentiële klanten gemiddeld enkele weken na het eerste contact een opdracht bij u neerleggen. En stel dat opdrachten gemiddeld één maand in beslag nemen en uw betaaltermijn 30 dagen bedraagt. Dan hebben uw acquisitie-inspanningen van vandaag pas over 2 tot 3 maanden financieel resultaat (geld op uw rekening). Blijft uw acquisitie achter, dan merkt u dat dus niet direct op uw bankrekening. Dat is een risico, omdat u de gevolgen daardoor kunt onderschatten. Blijf daarom investeren in toekomstige opdrachten.

Opdracht opleveren

Elke zzp’er heeft weleens opdrachten die moeizaam verlopen. Dit kan echter geen reden zijn om het werk uit te stellen. Spreek een deadline af met de klant en houdt u daaraan. Dan heeft u voor uzelf een stok achter de deur om met het werk aan de slag te gaan. Haalt u de deadline niet, geef dit dan eerlijk bij de klant aan. Maar gebeurt dit vaker vanwege uw uitstelgedrag, dan bestaat de kans dat de opdrachtgever de volgende keer iemand anders zoekt. 

Denk er ook aan dat als u opdrachten voor u uit blijft schuiven, u ook later kunt factureren. De inkomsten laten dus ook langer op zich wachten.

Btw

Elk kwartaal (of elk jaar) doet u als zzp’er aangifte voor de omzetbelasting (BTW). Om deze aangifte snel en correct te kunnen afhandelen, moet uw administratie volledig en actueel zijn. Aangifte doet u uiterlijk één maand na afloop van het aangiftetijdvak (meestal een kwartaal). Daarna moet de verschuldigde BTW binnen één maand na afloop van de periode op de rekening van de Belastingdienst staan. Door uw administratie regelmatig bij te houden, bent u aan het eind van het kwartaal klaar voor de aangifte. U weet dan meteen hoeveel geld u moet afdragen óf terugkrijgt. 

Schuift u de administratie voor u uit, dan loopt u het risico te laat aangifte te doen of te laat te betalen. U kunt een boete krijgen van de Belastingdienst. Is er sprake van een ‘ernstige calamiteit’, dan kunt u uitstel aanvragen van uw aangifte.

Facturatie

Stel uw facturatie niet uit. Tijdig factureren is niet alleen prettig voor uw cashflow, de Belastingdienst verwacht dit ook van u. Volgens de wet moet u uw factuur uiterlijk hebben verstuurd voor de 15e dag ná de maand waarin uw opdracht is afgerond. Levert u uw producten of diensten op 23 juli, dan moet de factuur vóór 15 augustus zijn verzonden. Rondt u uw opdracht af op 2 januari, dan stuurt u de factuur vóór 15 februari. 

De meeste bedrijven hanteren een betaaltermijn van 30 dagen, maar er zijn ook bedrijven die een termijn hanteren van tussen de 30 en 60 dagen. Het uitstellen van facturatie maakt die betaaltermijn zelfs nog langer, omdat de betaaltermijn vaak pas ingaat op het moment dat de opdrachtgever uw factuur ontvangt.

Betalingen

Andersom ontvangt u als zzp’er ook facturen. Bijvoorbeeld van de bank, uw telefoonprovider, leveranciers of de verhuurder van uw kantoorruimte. Tenzij u een andere betaaltermijn bent overeengekomen, bent u gebonden aan een wettelijke betaaltermijn van 30 dagen. Zorg dat u facturen tijdig betaalt. Doet u dit niet, dan loopt u risico op achterstallige administratie, incassokosten en ontevreden relaties. 

Incassokosten bedragen minimaal € 40 en maximaal 15% van openstaande rekeningen tot € 2.500. Incassokosten zijn wettelijk vastgesteld. Betaalt u te laat, en negeert u betalingsherinneringen, dan komt u niet onder deze kosten uit.

Website en social media

Als zzp’er bent u directeur, marketeer en doet u de administratie; u heeft een divers takenpakket . En dan wil er nog eens een taak bij inschieten, bijvoorbeeld het updaten van de website of het bijhouden van uw social-mediakanalen. Zo wordt de website soms een verouderd online uithangbord. Daar zijn risico’s aan gebonden. Als uw website niet regelmatig wordt vernieuwd, bijvoorbeeld door het plaatsen van berichten of video’s, kan uw website minder relevant worden voor zoekmachines. Zo zakt uw website weg in de zoekresultaten, met als gevolg dat u minder goed gevonden wordt door potentiële klanten.

Tip: schrijf op wat er moet gebeuren

Schrijf regelmatig op wat u van uzelf die week of maand moet doen. Leg deze lijst op uw bureau of hang ‘m op de muur. Op deze manier wordt u herinnerd aan uw afspraken met uzelf. Ook geeft het een voldaan gevoel en rust in uw hoofd om zaken van de lijst te kunnen afstrepen. Wilt u weten hoe u uitstelgedrag nog meer kunt voorkomen? Zzp’er Leroy Seijdel geeft handige tips.

Stel uw vraag via WhatsApp

Binnen 15 minuten antwoord

Zakelijk contact via Whatsapp

We beantwoorden uw vragen graag zo snel mogelijk. Daarom zijn we ook via WhatsApp bereikbaar. Doordeweeks van 8 tot 21 uur en op zaterdag van 9 tot half 6. U krijgt binnen 15 minuten antwoord.

Hulp bij Internet Bankieren