Naar de navigatie Naar de inhoud

Uw bedrijf structureren: hoe doet u dat?

Administratie, marketing, verkoop en het uitvoeren van opdrachten voor klanten: beginnende ondernemers in het mkb doen dit vaak zelf. Begrijpelijk, want dat drukt de kosten. Maar wanneer uw bedrijf snel groeit, kan het juist voordeliger zijn om werkprocessen te structureren, te automatiseren of op onderdelen uit te besteden. Een gesprek met een ervaringsdeskundige.

Michèl van den Hondel wist niet wat hem overkwam. De inkt van zijn handtekening onder de oprichtingsakte van Van den Hondel Prefab was nog nauwelijks droog, of het prefab bouw- en timmerbedrijf werd al overspoeld met opdrachten. In de zomer van 2015, enkele maanden na de start, stonden al 6 uitzendkrachten te timmeren in de werkplaats in Waddinxveen.

Een accountant is voordelig

"Onverwacht succes", blikt Michèl terug. "Het was precies de periode waarin de woningmarkt herstelde. Bouwbedrijven waren naarstig op zoek naar partners en onderaannemers voor een deel van hun werkzaamheden. Daar hebben wij van geprofiteerd."

Michèl begon op 1 mei 2015 met 1 man personeel. Omdat de werkvoorraad en de omzet veel sneller groeiden dan hij had voorzien, moest hij al snel gaan nadenken over het structureren van bedrijfsprocessen. De boekhouding besteedde hij uit aan een accountantskantoor, iets wat hij elke mkb'er kan aanbevelen. Michèl heeft er veel geld mee bespaard. "De kosten daarvan zijn veel lager dan wanneer je iemand in dienst zou nemen."

Vast personeel of uitzendkrachten?

Daarnaast kwam al gauw de vraag: neem je personeel aan of werk je met flexibele krachten? Waarvoor kies je als jong, snel groeiend bedrijf als je het werk behapbaar wilt houden? Michèl heeft bewust gekozen voor een combinatie van vast en flexibel. "Voor de flexibiliteit en de kosten vind ik een deel uitzendkrachten prettig. Maar een deel van het personeel in loondienst is ook heel belangrijk. Daarmee creëer je toch de ziel van je bedrijf en krijg je de betrokkenheid die uitzendkrachten niet hebben."

Weinig fulltime functies

Het lastige voor een mkb-bedrijf in de opstartfase is dat er weinig fulltime functies zijn. "Ik had in het begin voor een boekhouder 2 uur werk per dag, voor een calculator 3 uur per dag en voor een schoonmaker 2uur per week", vertelt Michèl. "Geen uren waar je personeel voor aanneemt." Hij adviseert collega-mkb’ers dan ook om continu te kijken naar de werkdruk. "Eerst liet ik mijn medewerkers zichzelf aansturen. Toen dat niet meer ging, heb ik een productieleider aangenomen. En als ik zie dat onze werkvoorbereider het veel te druk heeft, besteed ik een deel van zijn werkzaamheden uit. Ik bekijk alles per geval."

ERP-systeem geen noodzaak

Ondanks dat hij personeel heeft aangenomen en zijn administratie heeft uitbesteed aan een accountantskantoor, houdt Michèl bepaalde zaken in eigen hand. Zo heeft hij bewust geen ERP-systeem (enterprise resource planning) aangeschaft, wat hem geld bespaart. Een ERP-systeem integreert verschillende applicaties en geeft ondernemers inzicht in onder meer omzet, winst, facturatie, cashflow en projectmanagement. Handig, maar heus niet altijd noodzakelijk, zegt Michèl. Voor- en nacalculaties van zijn projecten doet hij zelf in Excel en facturen opstellen en betalen doet hij ook handmatig.

Zicht op de liquiditeit

"Ik ben graag baas in eigen buik", lacht hij. Dan serieus: "Een systeem moet voor jou werken, niet andersom. Wij doen nu 6, 7 leveringen per week, dan kun je prima nog zelf je facturen opstellen. Ook het bewaken van de binnenkomende betalingen is simpel. Ik wil goed zicht houden op mijn liquiditeit. Dat gaat heel goed op deze manier." Andere processen worden bij Van den Hondel Prefab inmiddels wel gedigitaliseerd, zoals de werkvoorbereiding. Dat is nu nog grotendeels papierwerk. "Daar kunnen we nog flinke slagen maken."

Denk aan je core business

Voor mkb’ers die net als hij graag gestructureerd willen blijven werken, juist in tijden van snelle groei, heeft Michèl een tip: "Kijk heel goed naar het werk dat je wilt doen en dat je aangeboden krijgt. Definieer wat je core business is en welke klanten daarbij passen. Desnoods groei je dan even minder hard, maar je blijft wel doen waar je goed in bent."

Stel uw vraag via WhatsApp

Binnen 15 minuten antwoord

Zakelijk contact via Whatsapp

We beantwoorden uw vragen graag zo snel mogelijk. Daarom zijn we ook via WhatsApp bereikbaar. Doordeweeks van 8 tot 22 uur en op zaterdag van 9 tot half 6. U krijgt binnen 15 minuten antwoord.