Naar de navigatie Naar de inhoud

De werkkostenregeling

Betaalt u uw medewerkers salaris, dan betaalt u meestal ook loon in natura. Zo moet u over reiskosten, cursussen, een telefoon en de lunch belasting betalen. Maar u hoeft niet over elk gebaar af te rekenen. Er zijn ook vrijstellingen.

De Werkkostenregeling (WKR) bepaalt dat u loonbelasting betaalt over alle vergoedingen en verstrekkingen die u als werkgever aan uw personeel geeft. Van gereedschap tot opleidingen, van reiskosten tot het personeelsuitje, van het broodje uit de kantine tot koffie uit de automaat. Loon moet fiscaal belast worden. Dat betekent extra administratie. Gelukkig maakt de Belastingdienst op sommige punten uitzonderingen. Bijvoorbeeld voor gereedschap, communicatiemiddelen en computerapparatuur. Heeft immers niet iedereen een smartphone en laptop nodig? Tot 2016 moest nog worden bijgehouden in welke mate de werknemer privé gebruikmaakt van die hulpmiddelen. Gelukkig hoeft dat niet meer. Het noodzakelijkheidscriterium bepaalt dat werknemers sommige spullen gewoon nodig hebben om hun werk naar behoren te kunnen uitvoeren. Of ze daar nu privé voordeel van hebben of niet.

Vrije ruimte

Bovenstaande hulpmiddelen zijn onderdeel van de ‘vrije ruimte’. Dit is de ruimte waarbinnen u volledig onbelast vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen mag doen. Dit mag tot een maximum van 1,2% van het totale fiscale loon. Daarboven betaalt u 80% loonbelasting in de vorm van een eindheffing. U hoeft dan echter geen premie volksverzekeringen, premies werknemersverzekeringen en werkgeversheffing Zvw of bijdrage Zvw te betalen of in te houden. Onbelast binnen de 'vrije ruimte' zijn bijvoorbeeld personeelsfeesten, een bedrijfsuitje of een etentje. Deze extraatjes kunt u niet zomaar verstrekken: u moet wel kunnen aantonen dat ze onder werktijd plaatsvinden en dat ze het werk dienen. De Belastingdienst kan vraagtekens zetten bij een willekeurig uitje. Zorg dus dat het een educatief karakter heeft. De vergoeding of verstrekking in de vrije ruimte mag ook niet buitenproportioneel zijn. Met de gebruikelijkheidstoets bepaalt de Belastingdienst dat de hoogte van de vergoeding niet meer dan 30% mag afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. Deze gebruikelijkheidstoets moet voorkomen dat werkgevers de vrije ruimte gebruiken om bonussen te verstrekken.

Gerichte vrijstellingen

De vrije ruimte is niet de enige mogelijkheid om kosten te besparen. Gerichte vrijstellingen in de WKR bieden ook fiscaal voordeel. Die vrijstellingen zijn bijvoorbeeld vervoer- en reiskosten, overnachtingen tijdens een zakenreis, cursussen en opleidingen, vakliteratuur, hulpmiddelen en arbovoorzieningen. Daarvoor hoeft u dus niet de vrije ruimte te benutten. De Belastingdienst komt u ook tegemoet bij vergoedingen en verstrekkingen uit ‘sympathie en piëteit’. Denk aan de fruitmand voor een zieke werknemer of de rouwkrans bij een overlijden. Er zijn ook voorzieningen die niet ten koste gaan van de vrije ruimte (de ‘nihilwaardering’). Denk hierbij aan het kopje koffie op de werkvloer, de kopieermachine en speciale werkkleding.

In uw voordeel aangifte doen: enkele overwegingen

  1. Maak slim gebruik van de gerichte vrijstellingen. Die komen immers niet ten laste van de vrije ruimte. Zo houdt u de vrije ruimte beschikbaar voor andere vergoedingen en verstrekkingen.
  2. Maak een inventarisatie van alle personeelsverstrekkingen en vergoedingen. Hebt u dit in kaart, dan weet u of u bepaalde vergoedingen beter kunt wegstrepen of juist moet invoeren. Voor het verwerken van de WKR in uw loonadministratie kunt u uw boekhouder of accountant inschakelen. Met de administratie is al gauw meer tijd gemoeid dan u lief is.
  3. Overschrijdt u de vrije ruimte, dan betaalt u een eindheffing van 80%. Dat is hoog, maar omdat u geen sociale lasten en werkgeversheffing betaalt, bent u toch goedkoper uit dan wanneer u uw werknemers bruto uitbetaalt. Het is echter wel toegestaan om een vaste vergoeding te geven (mits u de werkelijke kosten rekent). Dan bent u van een hoop administratie af.

Stel uw vraag via WhatsApp

Binnen 15 minuten antwoord

Zakelijk contact via Whatsapp

We beantwoorden uw vragen graag zo snel mogelijk. Daarom zijn we ook via WhatsApp bereikbaar. Doordeweeks van 8 tot 22 uur en op zaterdag van 9 tot half 6. U krijgt binnen 15 minuten antwoord.