Naar de navigatie Naar de inhoud

Besparen op administratie

De administratie. Het moet nu eenmaal gebeuren. Niet uw core business, maar wel noodzakelijk om uw bedrijf goed te runnen. Met de onderstaande tips van collega-zzp'ers maakt u uw administratie een stuk makkelijker.

Tijd is geld, toch? Dus waarom zou u veel tijd besteden aan de administratie? Uw boekhouding moet uiteraard kloppen, maar dat betekent niet dat u er veel uren aan kwijt hoeft te zijn. Boekhouders, handige apps en software of gewoon op tijd beginnen. Allemaal manieren om slimmer met uw administratie om te gaan.

Boekhouder

Jurist Charlotte Meindersma (29) van Charlotte's Law vertelt dat een boekhouder inschakelen haar beste beslissing was op het gebied van administratie. "Ik laat de kwartaalaangiftes voor de btw en de aangifte inkomstenbelasting door een boekhouder doen. Op een gegeven moment werd het namelijk toch te veel werk. Nu gaan alle facturen die ik per e-mail ontvang meteen in een map waar de boekhouder ook bij kan. De e-mail label ik als factuur, zodat ik het later gemakkelijk terug kan vinden als dat nodig is. Losse bonnen en papieren facturen gaan een map in en scan ik aan het eind van het kwartaal in. Daarnaast heb ik nog een lijstje van facturen die gedownload moeten worden." Businesscoach Bianca van de Stadt (43) van Puur Praktisch is het daar helemaal eens: "Geef die facturen en bonnetjes lekker aan een boekhouder! Mijn btw-aangifte is hetgeen wat ik als eerste heb uitbesteed, ook al had ik er toen eigenlijk geen geld voor. Het was de beste zet ooit. Scheelt mij een hoop tijd, energie en frustratie."

Vast moment

Melanie Wiggers (44) van interieurontwerpbureau WiggersDesign en woonwebshop BRICLiving houdt al jaren zelf haar administratie bij. Dat gaat heel goed omdat ze ervoor zorgt dat alles consequent up-to-date is. Ze heeft wekelijks een vast moment in haar agenda gereserveerd voor de boekhouding. "Dan laat je het niet versloffen en kost je btw-aangifte aan het einde van het kwartaal maar een paar uurtjes. Ik hoor wel eens dat zzp'ers dagen bezig zijn om achterstallige administratie weg te werken. Dat hoeft echt niet!" Bianca: "Gebruik sowieso een programma dat facturen voor je maakt. Zodat je nooit een vergissing maakt met je factuurnummer."

Tip: verbind uw zakelijke rekening aan uw online boekhouding met de boekhoudkoppeling.

Met de Boekhoudkoppeling koppelt u uw boekhoudsoftware aan uw zakelijke rekening. Zo worden uw bij- en afschrijvingen dagelijks automatisch in uw online boekhouding verwerkt.

Openstaande facturen

Charlotte maakt gebruik van een systeem waar alle klantgegevens, offertes, opdrachten en facturen in staan. "Ik kan hier gemakkelijk zien wanneer er een factuur verstuurd moet worden en wanneer deze al over de termijn heen is, maar nog niet is betaald. Hierdoor zie je ook wat er nog aan offertes openstaat, inclusief de waarde daarvan en welke omzet er inmiddels gefactureerd is. Wordt er niet binnen de afgesproken termijn betaald, dan duiken deze facturen automatisch in het systeem op. Hierdoor stuur ik snel en gemakkelijk herinneringsmails. Dit is niet geautomatiseerd, zodat ik rekening kan houden met bijzondere situaties."

Vaste plek en iDEAL-link

Charlotte geeft ten slotte nog een tijdbesparende tip: "Stuur met de factuur een iDEAL-link mee. Dat doe ik altijd, zo kan een factuur makkelijk betaald worden. Mijn ervaring is dat klanten soms al binnen 30 minuten na ontvangst van de factuur betalen! Vooral jonge en wat kleinere bedrijven zonder financiële afdeling betalen vaak op deze manier én stellen erg op prijs dat ik dit aanbied."

Tip: iDEAL-link meesturen

Wilt u net als Charlotte een betaallink naar iDEAL meesturen met uw factuur? Zoek dan contact met een zogeheten Payment Service Provider. Dit zijn bedrijven die de digitale betaling voor u regelen. Verschillende aanbieders van boekhoudprogramma's werken al samen met PSP's.

Stel uw vraag via WhatsApp

Binnen 15 minuten antwoord

Zakelijk contact via Whatsapp

We beantwoorden uw vragen graag zo snel mogelijk. Daarom zijn we ook via WhatsApp bereikbaar. Doordeweeks van 8 tot 22 uur en op zaterdag van 9 tot half 6. U krijgt binnen 15 minuten antwoord.