Naar de navigatie Naar de inhoud

5 tips voor uw ideale kantoor

Ondernemers starten meestal klein, vanuit een kantoor aan huis. Als uw bedrijfje een bedrijf wordt, zult u een groter jasje moeten aantrekken. Welke criteria spelen daarbij mee? 5 tips om een goede keuze te kunnen maken.

1. Het gebouw moet passen bij uw wensen

Het is geen kleinigheid, ineens uw vertrouwde thuiswerkplek te moeten verruilen voor een heus bedrijfspand. Maar op een dag kan het nodig zijn. De zaken gaan goed en vragen om uitbreiding. Het eerste waaraan u denkt is een bedrijfsruimte bij u in de buurt. Maar het kan heel goed zijn dat uw ideale onderkomen 20 kilometer verderop staat. Belangrijke criteria zijn de prijs van koop of huur, de oppervlakte van het bedrijf, de locatie en bereikbaarheid. Denk ook aan mogelijke uitbreiding, voor het geval uw onderneming nog sneller groeit dan u verwacht. En als u werknemers gaat aannemen: bedenk dat die ook gemakkelijk op kantoor moeten kunnen komen. Is er een NS-station in de buurt? Is er voldoende parkeerruimte? Allemaal zaken om rekening mee te houden.

2. Wat moet het pand uitstralen?

Vraag uzelf af wat uw nieuwe onderkomen moet uitstralen. Voor een magazijn gelden andere regels dan voor een bedrijf waar u klanten ontvangt. Opslag en voorraadbeheer vraagt om praktische zaken, zoals oppervlakte, ruimte en voorzieningen. Ontvangst van klanten vereist bereikbaarheid, parkeergelegenheid en een receptie. Denk ook na over de ligging: uw klandizie verwacht een reclamebureau of adviesbedrijf eerder in het stadscentrum dan op een saai industrieterrein.

3. Huren biedt zekerheid

Bij het 'uit huis gaan' wilt u waarschijnlijk niet meteen hoge kosten maken. Ondernemers beginnen daarom meestal met huren. Vastgoedexperts hanteren hierbij de vuistregel dat je voor een ruimte van minder dan 400 m2 het beste kunt huren. Huren geeft u wat meer speelruimte: u betaalt een maandelijks huurbedrag en kunt gewoon opzeggen, mochten de zaken toch niet lopen zoals u had gehoopt. Houd er wel rekening mee, dat u wellicht de huurperiode moet uitzitten. Bij huur draait u ook niet op voor de onderhoudskosten. Huurt u bedrijfsruimte, dan kunt u alle zakelijke kosten van de opbrengsten van uw onderneming aftrekken.

4. Koop biedt meer vrijheid

Wanneer uw bedrijf goed draait en betrouwbare perspectieven heeft, is de aanschaf van bedrijfsruimte interessant. Koop biedt voordelen: u wordt eigenaar en heeft dus niet te maken met de bemoeienis van een verhurende partij. U investeert zelf en bouwt daar vermogen mee op. Over verbouwingen beslist u ook zelf, mits dat een eventueel bestemmingsplan van de gemeente niet in de weg staat. U kunt zelfs kantoorruimte verhuren aan anderen, om een deel van de kosten terug te verdienen. Wilt u kopen, dan moet u een lening van de bank zien te krijgen. Daarvoor maakt u een ondernemingsplan. In dat plan omschrijft u uw producten, diensten en doelstellingen, maar geeft u ook een marktanalyse. U moet dat onderbouwen met een financieringsplan. Denk niet te licht over het ondernemings- en financieringsplan. Banken zijn terughoudend met het toekennen van een lening. Zorg dus dat de geldverstrekker het vertrouwen heeft dat zijn lening een goede investering is. Als u bedrijfsruimte koopt, mag u de zakelijke kosten aftrekken van de belasting (zie punt 2). U mag ook (een deel van) uw bedrijfspand afschrijven. Mogelijk heeft u ook recht op investeringsaftrek.

5. Eerst maar even gedeeld huren

Als goedkoper alternatief voor kopen of huren is een gedeelde werkplek het overwegen waard. Veel groeiende ondernemers huren een werkplek in een ander bedrijf of in een bedrijfsverzamelgebouw. Dat biedt u meer flexibiliteit. De kosten zijn lager dan bij huur en u kunt op kortere termijn opzeggen. Maak wel duidelijke afspraken over de werktijden. Anders bestaat de kans dat uw bureau bezet is door een andere huurder. Vraag zeker na wat er bij de werkplek is inbegrepen. Soms moet voor het gebruik van het koffiezetapparaat, de printer, kopieermachine en voor papier extra worden betaald.

Tip: als u een bedrijfspand gaat betrekken is het goed om na te denken over duurzaamheid. Lees deze 5 tips voor een duurzame bedrijfsvoering.

Starten als zzp'er? Zjef helpt u op weg

Chatbot Zjef helpt zzp'ers graag aan een succesvolle start. Daarom heeft hij via Facebook Messenger de belangrijkste startersvragen en antwoorden overzichtelijk op een rij gezet. Omdat Zjef nog in ontwikkeling is, leert hij graag van uw feedback. Probeer Zjef eens uit!

Maak kennis met Zjef

Stel uw vraag via WhatsApp

Binnen 15 minuten antwoord

Zakelijk contact via Whatsapp

We beantwoorden uw vragen graag zo snel mogelijk. Daarom zijn we ook via WhatsApp bereikbaar. Doordeweeks van 8 tot 22 uur en op zaterdag van 9 tot half 6. U krijgt binnen 15 minuten antwoord.