Online machtigingen ontvangen van uw klanten

Digitaal Incassomachtigen

Met Digitaal Incassomachtigen ontvangt u via uw website machtigingen van uw klanten. Op een veilige en rechtsgeldige manier. Papieren machtigingen raken zo overbodig. En dat scheelt u veel administratief werk. U kunt Digitaal Incassomachtigen volledig opnemen in uw online verkoopproces. Zo maakt u het afgeven van een digitale incassomachtiging voor uw klanten heel eenvoudig.

Hoe werkt Digitaal Incassomachtigen?

Als uw klant afrekent op uw website, kiest hij voor de optie 'Incassomachtigen via uw bank'. Vervolgens komt hij in de vertrouwde omgeving van internetbankieren van zijn eigen bank. Daar worden automatisch alle gegevens van de machtiging getoond. Uw klant kiest vervolgens voor welke rekening hij de machtiging wil afgeven. Vervolgens keurt hij de digitale incassomachtiging goed en verzendt hij deze.

U ontvangt de digitale incassomachtiging vrijwel meteen nadat uw klant deze heeft verzonden. De bank van uw klant heeft dan al gecontroleerd of uw klant bevoegd is om betalingen te doen op de rekening waarvoor hij de machtiging heeft afgegeven.

  • Maakt uw klant gebruik van de goedkeuringslijst voor incasso? Dan wordt de lijst bij het verstrekken van een digitale incassomachtiging automatisch bijgewerkt.

  • Heeft uw klant een incassoblokkade ingesteld? Dan kan de blokkade bij het verstrekken van een digitale incassomachtiging worden aangepast.

  • Maakt u gebruik van de SEPA Incasso Bedrijven? Dan vindt de registratie van de machtiging bij de bank van uw klant automatisch plaats. En ontvangt u geen afgekeurde incasso-opdrachten meer omdat de machtigingsgegevens al geregistreerd zijn.

Bekijkde animatie voor het ontvangen van een Digitale incassomachtiging.

Bekijkde demo van het afgeven van een Digitale incassomachtiging.

Tarieven Digitaal Incassomachtigen

Naast de kosten voor uw incassocontract en het verwerken van de incassotransacties, betaalt u voor het gebruik van Digitaal Incassomachtigen:

Abonnementskosten € 20,-  per maand
Nieuwe of gewijzigde machtiging SEPA Incasso Algemeen  € 0,65 per machtiging
Nieuwe, gewijzigde of ingetrokken machtiging SEPA Incasso Bedrijven  € 0,75 per machtiging

De kosten die u maakt voor het koppelen van Digitaal Incassomachtigen aan uw website zijn voor uw eigen rekening.

Bent u zelf de geïncasseerde en geeft u een Digitale incassomachtiging af voor SEPA Incasso Bedrijven? Dan betaalt u € 0,25 per machtiging. Deze kosten worden ook in rekening gebracht voor het wijzigen of intrekken van een Digitale incassomachtiging voor SEPA Incasso Bedrijven.

Alle tarieven zijn exclusief BTW. 

Wat moet u doen?

Voor de SEPA Incasso Bedrijven moeten uw debiteuren altijd een nieuwe machtiging ondertekenen en naar u opsturen. Bovendien moeten zij de machtiging registreren bij hun eigen bank via een registratieformulier.

Om het voor uw debiteuren eenvoudig te maken stuurt u zowel de machtiging als het registratieformulier naar uw debiteur. Deze kan dan in één keer zowel de machtiging als het registratieformulier ondertekenen en naar u terugsturen. U administreert dan zelf de machtiging. Het registratieformulier stuurt u door naar de bank van uw debiteur (zie hiervoor de instructies op het formulier).

Bij deze werkwijze is een aantal zaken van belang:

  • U kunt alleen het registratieformulier van de gezamenlijke Nederlandse banken gebruiken. U vindt dit formulier hieronder.

  • De machtiging kunt u zelf ontwerpen. Hiervoor zijn voorbeelden en standaardformulieren beschikbaar.

  • Zowel de machtiging als het registratieformulier moet bij de debiteur ondertekend worden door de persoon die als tekenbevoegd geregistreerd is bij de Kamer van Koophandel (tot een onbepaalde limiet). Deze persoon moet ook bekend zijn bij de bank en zijn/haar handtekening moet bij ABN AMRO zijn vastgelegd. Wijs uw debiteur hierop om vertraging te voorkomen.

  • Voor het benaderen van uw klanten over de SEPA Incasso Bedrijven-machtiging kunt u gebruikmaken van het onderstaande briefsjabloon. U kunt dit sjabloon aanpassen.

Downloads

Basis

  • U maakt gebruik van de standaard berichtenmodule van ABN AMRO Digitaal incassomachtigen. Daardoor hoeft u zelf geen XML-berichten en bankselectie module te maken. U ontvangt van ons een handleiding met uitleg hoe u de standaard berichtenmodule koppelt met uw website.

  • U ontvangt de gegevens van succesvol afgegeven, gewijzigde of ingetrokken Digitale incassomachtigingen via een push notification op uw website of via e-mail. Voor de push notification (JAVA), moet u een landingspagina maken. Wij adviseren u om daar voor een webdesigner in te schakelen.

  • U zorgt zelf voor een koppeling tussen uw machtigingsregistratiesysteem en uw website, zodat u:
    - bij ieder verzoek voor een nieuwe, een te wijzigen of een in te trekken machtiging het 'kenmerk machtiging' (mandate reference) mee kunt geven.
    - de gegevens van de succesvol afgegeven, gewijzigde of ingetrokken Digitale incassomachtiging kunt vastleggen in uw machtigingsregistratiesysteem.
    - de digitale handtekening van uw klant (validation reference) kunt opnemen in de incassotransactie.

  • De geschatte ontwikkeltijd bij de incassant is een maand. Daarop volgt een periode van 5 tot 20 werkdagen. Dit is de geschatte aansluittijd van een incassant bij ABN AMRO Digitaal Incassomachtigen.

Zelfbouw

  • U vraagt deCrediteuren Implementatie Gidsaan. Hierin staat de technische documentatie zodat u 'Digitaal Incassomachtigen' naar uw eigen voorkeur met uw website kunt integreren. U maakt zelf de XML-berichten, u bouwt een interface met ABN AMRO Digitaal Incassomachtigen en u zorgt voor de integratie met uw eigen systemen.

  • Om Digitaal Incassomachtigingen en uw systemen eenvoudiger aan elkaar te koppelen zijn software libraries beschikbaar in .NET 4.5, Java 7  en PHP 5.4.

  • U heeft voldoende technische kennis en tijd nodig voor de optie Zelfbouw. De geschatte doorlooptijd is drie maanden. Die tijd heeft u nodig voor het bouwen van de functionaliteit 'Digitaal Incassomachtigen' en het integreren daarvan in uw eigen systemen. Denk daarbij ook aan de systemen voor het aanmaken van incassobatches. De geschatte aansluittijd bij ABN AMRO Digitaal Incassomachtigen is 5 tot 20 werkdagen. Dit is inclusief het uitvoeren van testen.

  • Het is noodzakelijk dat u:
    - bij ieder verzoek voor een nieuwe, een te wijzigen of een in te trekken machtiging het 'kenmerk machtiging' (mandate reference) meegeeft.
    - de gegevens van de succesvol afgegeven, gewijzigde of ingetrokken Digitale Incassomachtiging vastlegt in uw machtigingsregistratiesysteem. Deze gegevens ontvangt u via een pain.012 bericht.
    - de digitale handtekening van uw klant (validation reference) opneemt in de incassotransactie. De validation reference staat in het pain.012 bericht.

Externe dienstverlener

U neemt de technische oplossing af bij een derde partij, een Mandate Service Provider (MSP) of een Collecting Payment Service Provider (CPSP). Deze partij levert het technische platform waarmee u 'Digitaal Incassomachtigen' kunt aanbieden op uw website.

  • Samen met de MSP van uw keuze regelt u de integratie met uw systemen.
    Zorg er voor dat u:
    - bij ieder verzoek voor een nieuwe, een te wijzigen of een in te trekken machtiging het 'kenmerk machtiging' (mandate reference) mee kunt geven.
    - de gegevens van de succesvol afgegeven, gewijzigde of ingetrokken Digitale incassomachtiging kunt vastleggen in uw machtigingsregistratiesysteem. U ontvangt deze gegevens van de MSP.
    - de digitale handtekening van uw klant (validation reference) kunt opnemen in de incassotransactie. U ontvangt de digitale handtekening van de MSP.

  • U heeft zelf geen incassocontract nodig als u voor een CPSP kiest.

  • De geschatte aansluittijd bij ABN AMRO Digitaal Incassomachtigen is 1 werkdag. De tijd die u nodig heeft voor uw eigen activiteiten en die van de MSP of CPSP zijn hierin niet meegenomen.

Verplichte machtigingsinformatie

U kunt het machtigingsformulier voor de SEPA-incasso zelf ontwerpen. Het moet minstens de volgende invulmogelijkheden bevatten:

  • Het woord SEPA in de titel van de machtiging, bijvoorbeeld Doorlopende SEPA-machtiging of Eenmalige SEPA-machtiging.

  • Uw bedrijfsnaam en volledige adres, inclusief woonplaats en land.

  • Uw incassant-ID (dit ontvangt u bij het afsluiten van een SEPA-incasso-overeenkomst).

  • Het kenmerk van de machtiging.

    Dit mag u zelf toekennen en moet aan de volgende eisen voldoen:

- Het moet uniek zijn in combinatie met het incassant-ID.
- Het mag niet langer zijn dan 35 posities (alfanumeriek).

Let op: u moet aan elke individuele machtiging eenanderkenmerk toevoegen.

  • Een toestemmingstekst waarin staat dat de geïncasseerde u en zijn bank autoriseert om van  zijn bankrekening te incasseren. Raadpleeg deVoorschriften SEPA Incassovoor de verplichte toestemmingstekst.

  • Een vermelding van de terugboekingstermijn en de verwijzing voor de geïncasseerde om voor een terugboeking contact op te nemen met de eigen bank. Raadpleeg deVoorschriften SEPA Incassovoor de verplichte toestemmingstekst.

  • Naam en adres, inclusief woonplaats en land, van de geïncasseerde.

  • De IBAN (rekeningnummer) van de geïncasseerde.

  • Plaats en datum van ondertekening.

  • Handtekening van de geïncasseerde.

Een machtiging moet duidelijk gescheiden zijn van de andere tekst op het formulier. Het mag bijvoorbeeld niet alleen deel uitmaken van de voorwaarden van een contract.

Een machtiging bevat fraudegevoelige gegevens. Verstuur daarom met het machtigingsformulier een retourenvelop mee en vraag uw klant om het machtigingsformulier in de gesloten envelop terug te sturen.

Standaard machtigingsformulieren

Als u zelf geen machtigingsformulier wilt ontwerpen, kunt u de standaard machtigingsformulieren gebruiken, ook wel 'stoplichtkaarten' genoemd. Hieronder vindt u hiervan een voorbeeld. Er is ook een 'certified PDF'-versie die u kunt gebruiken voor een mail-merge.

Wijzigen machtiging

Soms komt het voor dat de gegevens van een machtiging wijzigen. Bijvoorbeeld omdat uw debiteur een nieuw rekeningnummer krijgt of omdat u het kenmerk van de machtiging wijzigt. Voor een wijziging in een machtiging is een akkoord van uw debiteur én van uzelf nodig. U regelt dit het beste door uw debiteur een nieuwe machtiging te laten ondertekenen.

Bij SEPA Incasso Algemeen kan het in een aantal situaties ook anders:

  • Uw debiteur heeft een ander rekeningnummer. Uw debiteur stuurt u een wijzigingsbericht; dit bericht moet rechtsgeldig ondertekend zijn door de debiteur.

  • U wijzigt uw naam, incassant-ID of kenmerk van de machtiging. U informeert uw debiteuren hierover én u biedt hen gelijktijdig een zogenaamde 'opt out'-mogelijkheid aan.

    De 'opt-out'-mogelijkheid houdt in dat u uw debiteuren de mogelijkheid geeft om binnen een redelijke termijn (bijvoorbeeld 4 weken) bezwaar te maken tegen de wijziging. En u geeft duidelijk aan hoe uw debiteuren bezwaar kunnen maken. Als uw debiteuren geen bezwaar maken, mag u ervan uitgaan dat zij akkoord zijn met de wijziging. Bewaar het wijzigingsbericht dat u aan uw debiteuren heeft gestuurd bij de machtiging. Dan kunt u in het geval van een Melding Onterechte Incasso, zowel de originele machtiging als het wijzigingsbericht overhandigen. Voor een opt out bestaan geen standaardformulieren, dit moet u zelf regelen.
    Let op: er zit een risico aan deze werkwijze. Uw debiteur kan bij een Melding Onterechte Incasso aangeven dat hij uw wijzigingsbericht niet heeft ontvangen en daarom niet akkoord is met de wijziging. Wilt u dit risico niet nemen? Dan adviseren wij u om uw debiteuren een nieuwe machtiging te laten ondertekenen.

In ditoverzicht (pdf, 47kB)vindt u de details over de mogelijkheden bij een wijziging van een machtiging door uzelf of uw debiteur.

Wijzigen incassant-ID
Is er sprake van een fusie of overname? Dan is het niet altijd noodzakelijk om uw incassant-ID te wijzigen. Leeshier (pdf, 32kB)in welke situaties u uw incassant-ID kunt blijven gebruiken.

SEPA Incasso Bedrijven
Als de gegevens van een machtigingSEPA Incasso Bedrijvenwijzigen, moet er altijd een nieuwe machtiging worden ondertekend én moet uw debiteur de gewijzigde gegevens registreren bij zijn eigen bank.

Speciale richtlijnen

Als één van de volgende gegevens van een bestaande SEPA-machtiging wijzigt, geldt bij het aanleveren van de eerstvolgende incasso-opdracht een speciale richtlijn.

  • Kenmerk van de machtiging.

  • Incassant-ID.

  • Naam van de incassant.

  • IBAN van de geïncasseerde.

Wijzigt een van deze gegevens? Lever de eerstvolgende SEPA-incasso-opdracht als volgt aan:

  • Het veld 'amendment indicator' heeft de waarde 'true'.

  • De originele én de gewijzigde gegevens worden meegeleverd.

Bewaartermijn machtigingen

Machtigingen moet u tot 14 maanden na uitvoering van de laatste incasso bewaren. De machtiging vervalt als u gedurende 36 maanden geen SEPA-incasso doet. Wilt u daarna opnieuw incasseren? Dan moet uw klant een nieuwe machtiging tekenen.